Immobilienverband IVD

Digitalisierung im Sachverständigenbüro

Von Stephanie Schäfer

Das teuerste Gut eines Sachverständigen ist seine eigene Arbeitszeit, die er nicht beliebig ausdehnen kann. Will er mehr Aufträge bearbeiten, muss er seine Arbeitsabläufe straffen.

Hier hat die Digitalisierung Bedeutung

 

1) Datenbeschaffung

Unterstellt man pro Gutachten durchschnittlich 15 notwendige Auskünfte, so kann man das enorme zeitliche Einsparpotential ahnen. Derzeit muss man auf jedem Portal einzeln nach Informationen suchen. Idealerweise sollte dem Gutachter eine Art Cockpit zur Verfügung stehen, welches über standardisierte Schnittstellen zu Anbietern verfügt. So können Auskünfte und Marktdaten nach Bedarf ausgewählt und zentral eingeholt werden.

Dienstleister gibt es schon

Es existieren etablierte Geobasisdaten-Anbieter, die u.a. Flurkarten und Grundbuchauszüge, einholen und schnell online zur Verfügung stellen.

Kostenlose, öffentliche Informationen, wie Marktberichte der Gutachterausschüsse und Bodenrichtwerte stehen in den Bundesländern online zur Verfügung. In NRW kostenlos - in Niedersachsen gegen Gebühr.

 

Verbesserungsbedarf bei der öffentlichen Hand

Unmodern agieren die Städte. Standardisierte Anfragen sind kaum möglich. Nur ganz wenige Bauämter versenden digitalisierte Bauakten. Die hauptsächlich per Brief eingehenden Auskünfte müssen per Hand für das Gutachten eingescannt werden. Eine digitale Gerichtsakte wird voraussichtlich erst 2020 eingeführt. Behörden müssten Schnittstellen entwickeln.

 

Gold wert: tatsächlich erzielte Kaufpreise

Die wertvollsten Daten für Gutachter sind echte Verkaufspreise. Aus Datenschutz dürfen die Gutachterausschüsse jedoch nur anonymisierte Werte herausgeben.

Wenn man den Wertunterschied zwischen Angebotspreisen aus den Internetportalen und Verkaufspreisen erfahren würde, hätte man eine riesige auswertbare Datenbasis. Hier kann ivd24immobilien.de helfen: wenn alle Makler die Datenbank nach dem Verkauf mit den erzielten Preisen füttern, kann dies allen nützen.

 

2) Rationalisierung der Arbeitsabläufe

Der Gutachter selbst ist der Flaschenhals

Das Gutachten muss persönlich durch den Sachverständigen erstellt werden. Dies begrenzt die Anzahl der Aufträge. Seine teure Arbeitszeit sollte nur für die schwierigsten Aufgaben verwendet und Routinearbeiten auf Mitarbeiter delegiert werden.

Mit einem Projektmanagement-Tool behält der Sachverständige jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand einer Vielzahl an gleichzeitig ablaufenden Vorgängen verschiedener Mitarbeiter. Die Wahrscheinlichkeit für eine Störung im Gutachtenablauf sinkt. Erst wenn der Bearbeitungsstand eines Vorgangs abgeschlossen ist, kann der nächste starten. In großen Franchise-Maklerbüros wird diese Vorgehensweise mit gängiger Maklersoftware schon lange praktiziert. Für Sachverständige gibt es sie noch nicht.

 

Mit Dokumentenmanagement (DMS) Herr über die Papierberge werden

Unterlagen werden mit einem geeigneten Kopierer und Spezialsoftware eingescannt. Der eingelesene Text wird automatisch erkannt und kann später sogar anhand der enthaltenen Schlagworte gefunden werden.

 

Weitere Zeitbeschleuniger:

  • Bildarchivierungsprogramme mit denen Digitalbilder vom Ortstermin eingelesen, automatisch umbenannt und ausgedruckt werden
  • Diktiersysteme mit Spracherkennung
  • Textbausteine in Word

 

3) Auftraggeber online erreichen und gewinnen

Nie war Werbung so günstig wie in Zeiten des Internets. Sie müssen nur Ihre eigene Arbeitszeit investieren. Fangen Sie einfach an. Besser geht immer.

Schritt 1: Homepage

Beginnen Sie mit einer eigenen Homepage, die auch auf dem Handy und Tablet gut aussieht. Homepagebaukästen bieten schicke branchentypische Gerüste, die Sie nur noch mit Ihren Bildern und Texten füllen.

Stellen Sie sich und Ihre Mitarbeiter vor. Informieren Sie über die von Ihnen bewertete Immobilienart, erwähnen Sie repräsentative Auftraggeber und zitieren sie Kundenempfehlungen. Seien Sie authentisch. Der Kunde beauftragt Sie und nicht ein Wunschbild von Ihnen.

Langweilen Sie nicht mit Texten. Heute zählen Bilder.

Schritt 2:  Facebook

Nutzen Sie das größte Netzwerk der Welt – es ist kostenlos

Es gibt spezielle Firmenseiten, Fanpage genannt. Dort können Sie Ihr Unternehmen darstellen und über alle Themen berichten, die Ihre zukünftigen örtlichen Kunden interessieren. Für geringen Einsatz kann man sogar seine Artikel bewerben.

Die IVD Regionalverbände bieten Seminare zum Thema online-Marketing an.

 

Der Artikel erschien zuerst im AIZ-Immobilienmagazin, Ausgabe 4, Seite 32f.

Autorin

Stephanie Schäfer

Stephanie Schäfer

Von der IHK Bonn/Rhein-Sieg öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für die Bewertung von bebauten und unbebauten Grundstücken.

 

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