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GoBD – Was Sie wissen müssen

Ein Foto von einem Mann, der etwas im Gesetzesbuch sucht

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Bereits mit Schreiben vom 14. November 2014 hat die Finanzverwaltung die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) veröffentlicht.

 

Die GoBD stellen eine Verwaltungsanweisung dar und begründen deswegen keine selbständigen Aufbewahrungspflichten. Welche Unterlagen für das Finanzamt wie lange aufbewahrt werden müssen, ergibt sich daher weiterhin aus dem Handelsrecht und den Steuergesetzen. Weitere Aufbewahrungspflichten  können sich aus den anderen maßgeblichen Gesetzen wie dem Geldwäschegesetz (GwG) und der Makler- und Bauträger-Verordnung (MaBV) ergeben. Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung müssen Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung dargelegt, welche Voraussetzungen  IT-gestützte Prozesse hierfür erfüllen müssen.

 

Da die letzte Übergangsfrist der GoBD zum 31.12.2016 abgelaufen ist, wenden sich derzeit vermehrt Unternehmen an unsere Mitglieder und bieten ihnen an, Ihren gesamten Schriftverkehr einzuscannen und zu archivieren. Hierzu sollten Sie folgendes wissen:

 

•    Es besteht keine Verpflichtung, Belege und Unterlagen, die in Papierform  eingehen oder erstellt werden, einzuscannen und in elektronischer Form zu speichern. Wenn Sie derartige Unterlagen einscannen, etwa um Platz zu sparen, müssen die dadurch entstandenen Scan-Kopien jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Das Scannergebnis muss so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original nicht nur inhaltlich, sondern auch bildlich übereinstimmt. Die Originalbelebe dürfen Sie nur dann vernichten, wenn keine besonderen handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Vorschriften bestehen, die die Vorlage  von Originalbelegen verlangt. Dies sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

•    Belege, die in elektrischer Form eingehen oder erstellt werden, müssen im Ursprungsformat archiviert werden. Wenn beispielsweise eine Rechnung per E-Mail im pdf-Format eingeht, muss sie auch in diesem Format gespeichert werden. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt, etwa wie Minusbeträge in rote Schrift dargestellt sind. Es genügt nicht, diese Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, da es sich dabei nur um eine Kopie handelt. Die elektronisch eingegangene Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.

•    Welche E-Mails aus steuerrechtlichen oder aus anderen rechtlichen Gründen aufzubewahren sind, wird durch die GoBD nicht geregelt. Dies müssen Sie selbst ggf. in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuer- und Rechtsberater entscheiden. Die GoBD regeln nur, dass bei einer elektronischen Speicherung die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Wiederauffindbarkeit der steuerrelevanten E-Mails sichergestellt sein müssen.

•    E-Mails müssen nur dann archiviert werden, wenn es sich inhaltlich um Geschäfts- oder Handelsbriefe handelt oder wenn sie einen steuerrechtlichen Beleg darstellen. Aufbewahrt werden müssen also alle E-Mails, die eine rechtlich erhebliche Willenserklärung enthalten, also beispielsweise wenn per E-Mail ein Auftrag erteilt worden ist. Außerdem müssen alle Rechnungen aufbewahrt werden, die per E-Mail erteilt worden sind.

•    Außerdem müssen Sie sämtlich E-Mails archivieren, mit denen Sie nachweisen können, dass Sie die Verpflichtungen aus dem GwG, der MaBV und nach dem Bundesdatenschutzgesetz  (BDSchG) erfüllt haben. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie auch alle E-Mails archivieren, mit denen Sie im Zweifel Ihren Vergütungsanspruch begründen und die Zusendung der Widerrufsbelehrung  nachweisen wollen.

•    Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine in der Anlage beigefügte elektronische Datei und enthält selbst keine steuerrelevanten Daten, so muss die E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden. Es reicht aus, die mit der E-Mail transportierten Daten zu speichern.

 

Einzelheiten

Belege in Papier- und in elektronischer Form sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust, Vernichtung oder Untergang zu sichern.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, auf sämtliche steuerrechtlich relevanten Daten zuzugreifen. Hierzu kann der Prüfer einen eigenen „lesenden“ Zugang zu dem Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen oder die Überlassung der Daten auf einem Datenträge verlangen.
Bei Archivierung der der Dokumente mithilfe automatischer Datenverarbeitung ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der sich ergibt, nach welchem System die Archivierung organisiert ist. Ein Unternehmensfremder muss  in der Lage sein, sich mit Hilfe dieser Dokumentation in dem Archiv zurechtzufinden.

 

Geltung

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, soweit diese ihre unternehmerischen Prozesse IT-gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form nachkommen. Betroffen sind auch Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Überschussrechnung ermitteln. Sie gelten also für alle Makler, Verwalter und Sachverständigen. Für Vermieter gelten die GoBD nur soweit sie umsatzsteuerpflichtig vermieten.

 

Internes Kontrollsystem (IKS)

Der Steuerpflichtige muss ein internes Kontrollsystem einrichten, ausüben und kontrollieren. Insbesondere sind folgende Schutzmechanismen einzurichten:

•    Konzepte für die Zugangs- und Zugriffsberechtigung sowie eine entsprechende Kontrolle
•    Funktionstrennung
•    Erfassungskontrolle
•    Abstimmungskontrolle
•    Verarbeitungskontrolle
•    Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Damit die Erfassung der Daten für einen Unternehmensfremden nachvollziehbar ist, ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich.

Um die Unveränderbarkeit der erfassten Daten sicherzustellen, genügt eine Ablage in einem Dateisystem grundsätzlich nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD, Rn 110). Dementsprechend genügt bei  E-Mails die Aufbewahrung innerhalb des Mail-Systems nicht den Anforderungen. Bücher und Aufzeichnungen, die mit einer Excel Tabelle erstellt werden, haben deshalb steuerlich keine Beweiskraft. Wird die Ablage in einem Dateisystem beibehalten, sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Denkbar ist etwa eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutzmechanismen, Kopien auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern zusammen mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation.

Die Unveränderbarkeit kann auf technischer Eben mit Hilfe von optischen WORM-Medien hergestellt werden.
Mit Hilfe von Software kann die Unveränderbarkeit durch Einsatz von Aufbewahrungs- bzw. Archivsystemen gesichert werden (Dokumentenmanagementsystemen).

 

Aufbewahrungsfrist

In steuerliche Hinsicht gelten nach § 147 Abgabenordnung (AO) folgende Aufbewahrungsfristen:
Sechs Jahre

•    Empfangen Handels- oder Geschäftsbriefe,
•    Abgesandte Handels-oder Geschäftsbriefe

Zehn Jahre

•    Bücher und Aufzeichnungen,
•    Inventare,
•    Jahresabschlüsse,
•    Lageberichte,
•    Eröffnungsbilanzen,
•    Zum Verständnis der Buchhaltung erforderliche Arbeitsanweisungen
•    Sonstige Organisationsunterlagen
•    Buchungsbelege

Die Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem
Rechnung sind gemäß § 14 b Abs. 1 UStG zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt gemäß § 14 b Abs. 3 UStG mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, der letzte Beleg entstanden ist oder der letzte Handels- oder Geschäftsbrief empfangen ist. Normalerweise ist dies das Jahr, in dem die Bilanz aufgestellt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

 

Konvertierung von Formaten

Häufig besteht ein Bedürfnis, das Format eingehender Unterlagen in ein unternehmensspezifisches Format zu konvertieren. Nach den GoBD sind bei einer Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein „In-house- Format“ beide Versionen zu archivieren; sie müssen unter demselben Index verwaltet werden und die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen (GoBD Rn 135).

 

Verstoß gegen die Regelungen

Genügt die Buchführung bei Nutzung IT gestützter Prozesse nicht den Anforderungen der GoBD, so kann die Finanzverwaltung die Richtigkeit der Buchführung anzweifeln und eine Schätzung vornehmen.

Foto von Hans-Joachim Beck

Hans-Joachim Beck

Leiter Abteilung Steuern

Telefon: 0 30 / 27 57 26 - 0
E-Mail: info@ivd.net

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