Immobilienverband IVD

Beim Aufräumen Aufbewahrungsfristen beachten

Nutzen Sie ersten Arbeitswochen des Jahres, um mal wieder Platz in Büroschränken und Regalen zu schaffen? Der IVD-Steuerexperte erinnert: Buchhaltungsunterlagen müssen aus steuerlichen Gründen mindestens 6, teilweise sogar 10 Jahre aufbewahrt werden. Für die Kosten der Aufbewahrung kann daher in der Bilanz eine Rückstellung gebildet werden.

Nach Ablauf des Jahres 2011 können somit folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung im Jahre 2001 und früher erfolgt ist,

Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2001 oder früher aufgestellt worden sind, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und

Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahre 2001.

6-jähriger Aufbewahrungsfrist:

Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus dem Jahr 2005 oder früher,

sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (zum Beispiel Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, Darlehensverträge, Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe

EDV

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten, die in der EDV gespeichert sind. Während des Aufbewahrungszeitraums müssen Sie in der Lage sein, den Zugriff auf diese Daten zu ermöglichen. Wenn Sie das EDV-System wechseln, müssen Sie daher entweder die bisherigen Daten in das neue System übernehmen oder die alten Programme aufheben.

Steuerliche Verjährung

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings auch nach diesem Zeitraum dann nicht zulässig, wenn für das betreffende Jahr die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.

2 Antworten zu “Beim Aufräumen Aufbewahrungsfristen beachten”

  1. Marion Unger sagt:

    Ich hätte nicht gedacht, dass diese Fristen so lange gelten. Auf Seiten wie http://www.kredit-und-finanzen.de/ratgeber/aufbewahrungsfristen.html sind allerdings alle nochmal aufgelistet.

    Ich habe gehört, dass sich 2013 ein bisschen was ändern soll. Wer kann das bestätigen?

    • Anbei die Antwort unseres Steuerexperten Herrn Beck:

      Sehr geehrte Frau Unger,

      durch das Jahressteuergesetz 2013 sollte die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege von zehn auf acht Jahre verkürzt werden. Ab dem Jahr 2015 sollte sogar nur noch eine Frist von sieben Jahren gelten.
      Das Gesetz ist jedoch am 12. Dezember 2012 im Vermittlungsausschuss gescheitert, so dass es bei den bisherigen Aufbewahrungsfristen bleibt.

      Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen
      Wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147AO) geregelt. Danach gelten folgende Fristen:

      Sechs Jahre
      empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre aufbewahrt.

      Zehn Jahre
      Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt.

      Ohne Befristung
      Gerichtsurteile und Baupläne
      Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

      Mit freundlichen Grüßen,
      ihr IVD-Team