Immobilienverband IVD

Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes durch Maklerunternehmen

Von Hans-Joachim Beck, Richter a.D. – Leiter Abteilung Steuern IVD

Bild: © Horoscope - Shutterstock.com

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Auch Maklerunternehmen sind verpflichtet, die Vorschiften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einzuhalten. Voraussetzung ist nicht, dass die Daten in automatisierten Dateien verarbeitet und genutzt werden. Die Verpflichtung ist nicht an eine bestimmte Rechtsform oder Größe des Unternehmens gebunden.

Gegenstand des Datenschutzes ist der Schutz personenbezogenen Daten. Daten von Sachen, wie beispielsweise über Grundstücke, sind dagegen nicht geschützt.

Zielsetzung des Gesetzes

Das BDSG will erreichen, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang erhoben und gespeichert werden, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlich ist. Entfällt die gesetzliche Verpflichtung später, etwa weil die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind oder der Vertragszweck erreicht ist, müssen die Daten wieder gelöscht werden.

Außerdem dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwendet werden, für den sie erhoben worden sind.

Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht erforderlich, wenn in dem Maklerunternehmen höchstens neun Personen tätig sind. Bei manueller Verarbeitung der Daten muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn mindestens 20 Personen beschäftigt werden.

Registeranmeldung

Eine Registeranmeldung ist gemäß § 4 d Abs. 3 BDSG bei Maklerunternehmen normalerweise nicht erforderlich.

Verfahrensverzeichnis gemäß § 4 g Abs. 2 BDSG

Jedes Unternehmen muss jedoch ein Verfahrensverzeichnis haben. Darin sind bestimmte Angaben in zusammengefasster Form zu machen, die auf Antrag jedermann zur Verfügung zu stellen sind.

Das Muster eines solchen Verfahrensverzeichnisses ist auf der Homepage der Landesbeauftragten für den Datenschutz abrufbar.

Erhebung der Daten

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist gemäß § 4 Abs. 1 BDSG nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies zulässt oder eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Außerdem dürfen die Daten gemäß § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG erhoben werden, wenn und soweit dies für die Begründung und Abwicklung eines Vertrages erforderlich ist.

Beim Verkauf einer Immobilie ist die Feststellung der Identität des Verkäufers und des Kaufinteressenten durch das Geldwäschegesetz vorgeschrieben. Nach § 8 GWG darf der Makler auch den Ausweis des Kunden kopieren.

Soweit es um darüber hinausgehende Daten geht, die der Kaufinteressent dem Makler mitteilt, ist die Erhebung durch § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG gedeckt, weil diese Daten zur Durchführung des Maklervertrages erforderlich sind.

Allerdings muss der Makler bei Erhebung der Daten von dem Kaufinteressenten den Grundsatz der Datensparsamkeit beachten. Von dem Kaufinteressenten dürfen nur diejenigen Daten verlangt werden, die in dem jeweiligen Stadium des Prozesses erforderlich sind.

Um dem Kunden das Exposé zu übersenden dürfen lediglich Name (Identität) und Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse, Fax-Nr.) erfragt werden.

Ein Finanzierungsnachweis darf vor dem Besichtigungstermin nur verlangt werden, wenn dadurch Personen ferngehalten werden sollen, die nicht ernsthaft an einem Erwerb interessiert sind. Erst wenn der Kunde nach dem Besichtigungstermin ein konkretes Interesse für das Objekt erklärt, dürfen genauere Daten über die Einkommens- und Vermögensverhältnisse eingeholt werden.

Löschung der Daten

Ist der Maklervertrag beendet, weil der Kaufinteressent das Objekt gekauft oder den Kauf abgelehnt hat, müssen dessen Daten nach dem BDSG gelöscht werden. Nach dem GwG sind die Daten über die Identität des Kaufinteressenten und des Verkäufers allerdings 5 Jahre aufzubewahren. Aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen sind diese Daten 10 Jahre aufzubewahren.

Vermittlung eines Mietvertrages

Handelt es sich um die Vermittlung eines Mietvertrages, so ist der Makler nach dem GWG nicht verpflichtet, die Identität des Wohnungssuchenden festzustellen. Er darf daher von dem Wohnungssuchenden nur die Daten erheben, die für die Vermittlung der Wohnung erforderlich sind.

Insbesondere gegenüber dem Wohnungssuchenden ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten, so dass Vermieter und Makler von den Mietinteressenten nur die Daten verlangen dürfen, die sie zu dem jeweiligen Zeitpunkt des Vermietungsprozesses benötigen.

Vor dem Besichtigungstermin darf der Vermieter lediglich den Namen des Mietinteressenten und seine Kontaktdaten erfragen. Erst wenn der Wohnungssuchende ein konkretes Interesse an dem Abschluss des Mietvertrages erklärt hat, darf der Vermieter / Makler weitere Daten erheben wie z. B. die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen, Beruf und Arbeitgeber sowie die Einkommensverhältnisse. Erst bei Abschluss des Mietvertrages kann der Vermieter /Makler auch die Bank- und Kontodaten verlangen.

Kleinvermietern und Vermietern einer Einliegerwohnung in einem selbstbewohnten Haus steht ein erweitertes Fragerecht zu.

Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten

Gemäß § 9 BDSG muss das Unternehmen durch technische und organisatorische Maßnahmen verhindern, dass unbefugte Zugriff auf die Daten nehmen können.

Außerdem muss verhindert werden, dass personenbezogene Daten während der elektronischen Übertragung unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Dies kann mit Hilfe einer Verschlüsselung erreicht werden.

Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Gemäß § 5 Satz 2 BDSG muss jedes Unternehmen seine Mitarbeiter, die für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich sind, vor bzw. bei der Aufnahme der Tätigkeit schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichten.

 

3 Antworten zu “Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes durch Maklerunternehmen”

  1. Das Bundesdatenschutzgesetz ist doch für alle Unternehmen und Behörden verbindlich, die Daten erheben und speichern.
    Dies gilt auch für Hausverwaltungen und WEG Verwaltungen.

  2. Thomas Steffens sagt:

    Muss der Kunde eine gesonderte Zustimmung (schriftlich?) geben, falls der Makler im Rahmen eines Gemeinschaftsgeschäftes die Daten des Verkäufers/Kaufinteressenten einem Maklerkollegen aufzugeben hat?

    • Sehr geehrter Herr Steffens,

      Meines Erachtens ist die Weitergabe der Daten, die zulässigerweise von dem Kunden erhoben worden sind, an den Partner eines Gemeinschaftsgeschäftes zulässig, wenn der Kunde zuvor über die Weitergabe informiert worden ist. Eine ausdrückliche Einwilligung des Kunden ist nicht erforderlich, weil sich die Zulässigkeit aus § 28 Abs. 1 BDSG ergibt, wonach die Erhebung und Verwendung der Daten zulässig ist, soweit dies zur Durchführung des Maklervertrages erforderlich ist. Sie sollten jedoch in Ihren Unterlagen dokumentieren, dass Sie den Kunden über die Weitergabe der Daten informiert haben.

      Eine konkrete Antwort auf Ihre Frage findet sich im BDSG natürlich nicht. Man muss deshalb auf den Grundgedanken und den Sinn und Zweck des BDSG abstellen.

      Entscheidend ist der Gedanke der Zweckbindung. Nach dem Sinn und Zweck des BDSG dürfen Daten nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie erhoben worden sind. Sie dürfen auch nur insoweit weitergegeben werden, wie dies zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist.
      Soweit der Partner des Gemeinschaftsgeschäftes verpflichtet ist, die Identität des Kunden festzustellen, dürfen diese Daten daher weitergegeben werden.

      Im Übrigen dürfen die Daten nur weitergegeben werden, soweit es zu dem jeweiligen Zeitpunkt des Geschäfts für die Durchführung des Maklerauftrages erforderlich ist.

      Der Kunde sollte jedoch darüber informiert werden, dass die Daten an den Partner des Gemeinschaftsgeschäfts weitergegen werden. Denn ein weiterer Grundsatz des BDSG ist die Transparenz. Der Kunde sollte danach wissen, wofür seine Daten verwendet werden und wem sie weitergegeben werden. Der Kaufinteressent weiß bei Abschluss des Maklervertrages, dass seine Daten an den Verkäufer weitergegeben werden. Darüber muss er deshalb nicht aufgeklärt werden. Mit der Weitergabe an den Partner eines Gemeinschaftsgeschäftes muss er dagegen nicht ohne Weiteres rechnen. Darüber sollte er deshalb vor der Weitergabe informiert werden.

      Außerdem ist auch der Grundsatz der Unmittelbarkeit der Datenerhebung zu berücksichtigen. Danach sollen Daten grundsätzlich nur bei der betroffenen Person und nicht von Dritten erhoben werden. Nach diesem Grundsatz müsste der Geschäftspartner des Gemeinschaftsgeschäftes die Daten des Kunden eigentlich unmittelbar bei diesem erheben. Dies dürfte aber nicht im Interesse des Kunden sein, da er nur einen Ansprechpartner haben will. Wenn Sie den Kunden über die Weitergabe seiner Daten an den Geschäftspartner informieren, hat er aber die Möglichkeit, dem zu widersprechen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Hans-Joachim Beck