Immobilienverband IVD

„Was tun, wenn… ein neuer WEG-Verwalter bestellt werden soll?“

ein neuer WEG-Verwalter bestellt werden soll?“

Von Karen Wolbers

Die Verwaltung obliegt in erster Linie den Wohnungseigentümern selbst. Das hierzu erforderliche Organ stellt die Wohnungseigentümerversammlung, zugleich das oberste Organ als Ausdruck des Grundsatzes der Selbstverwaltung der Wohnungseigentümer, dar. Dagegen obliegt die Durchführung dieser Verwaltung dem WEG-Verwalter. Er ist als ausführendes Organ für den Vollzug einer ordnungsgemäßen Verwaltung
verantwortlich. Die nach dem Gesetz vorgeschriebene Bestellung eines Verwalters kann weder durch die Teilungserklärung noch durch spätere Vereinbarungen ausgeschlossen werden (§ 20 Abs. 2 WEG). Die Tatsache, dass die Verwalterbestellung nicht ausgeschlossen werden kann, bedeutet aber nicht, dass jede Gemeinschaft zwingend einen Verwalter haben muss. Verzichten Wohnungseigentümer auf einen Verwalter und übernehmen die gemeinschaftliche Verwaltung selbst, können sie von dritter Seite nicht gezwungen werden, einen Verwalter zu bestellen. Gerade in großen Eigentümergemeinschaften erscheint die Bestellung eines WEG-Verwalters allerdings unerlässlich, um die Handlungsfähigkeit der WEG zu sichern. Mit dem nachfolgenden Artikel sollen daher die Grundlagen für eine ordnungsgemäße Verwalterbestellung und die Rechtsfragen, die sich bei einem Verwalterwechsel und der Verwaltungsübergabe stellen kurz dargestellt werden.

Grundsatz

Bei der Verwalterbestellung ist die organschaftliche Ebene von der schuldrechtlichen Ebene zu unterscheiden. Auf der organschaftlichen Ebene wird über die Verwalterbestellung von den Wohnungseigentümern durch Mehrheitsbeschluss gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 WEG oder durch Vereinbarung aller Wohnungseigentümer gemäß § 10 Abs. 2 S. 2 WEG entschieden. Dabei ist auch ein Wohnungseigentümer, der zum Verwalter bestellt werden soll, grundsätzlich stimmberechtigt (vgl. BGH NZM 2002, 995, 999). Zur Wahl des Verwalters ist es ausreichend, dass sich ein einziger Kandidat zur Abstimmung stellt; bei Neubestellung eines Verwalters sind mehrere, in der Regel drei Vergleichsangebote einzuholen. Bei der Verlängerung der Bestellung des amtierenden Verwalters sind keine Vergleichsangebote notwendig (BGH ZMR 2011, 735-V ZR 96/10). Der Kandidat ist gewählt, wenn er eine einfache Mehrheit (mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen) erzielt, wobei Stimmenthaltungen bei der Bestimmung der Mehrheit im Sinne von § 25 Abs. 1 WEG nicht mitzuzählen sind. Um für den Verwalter dessen Rechte und Pflichten insbesondere seine Vergütung zu regeln, bedarf es außerdem auf schuldrechtlicher Ebene eines Verwaltervertrages, der mit der rechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft abgeschlossen wird. Der Verwaltervertrag stellt seiner Rechtsnatur nach einem Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgungscharakter dar und kann formfrei abgeschlossen werden. Wird ein schriftlicher Verwaltervertrag vorgelegt, den der Verwalter zum Abschluss anbietet, muss die Annahme dieses Vertragsangebots wiederrum durch die Mehrheit der Eigentümer durch Beschluss erfolgen.

Vertragsdauer

Gemäß § 26 Abs. 1 S. 2 WEG darf die Bestellung eines Verwalters für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre erfolgen. Diese Vorschrift gilt nach ihrem Sinn und Zweck auf für den von der Bestellung zu unterscheidenden schuldrechtlichen Verwaltervertrag. Der Gesetzgeber wollte mit dieser Vorschrift die Praxis der aufteilenden Bauträger unterbinden, den ersten Verwalter unwiderruflich auf Jahrzehnte einzusetzen und die Wohnungseigentümer damit langfristig zu binden und zu bevormunden. Auch im Verwaltervertrag darf die Laufzeit nur für höchstens fünf Jahre eingegangen werden (BGH ZMR 2012, 766-V ZB 39/01).

Vertragspflichten

Die Rechte und Pflichten des Verwalters von Wohnungseigentum bestimmen sich hinsichtlich der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nach
- den Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes
- den Regelungen der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung
- den nach § 10 Abs. 2 S. 2 WEG getroffenen Vereinbarungen der Wohnungseigentümer,
- den Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft,
- den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches sowie
- weiteren vertraglichen Regelungen, soweit solche abweichend oder in Ergänzung der vorgenannten Vorschriften zulässigerweise getroffen worden sind.

Zu den vertraglichen Hauptpflichten des Verwalters gehören im Wesentlichen die gesetzlichen Aufgaben, die in den §§ 24, 27, 28 WEG festgelegt sind. Zusätzlich schuldet der Verwalter Auskunft, Rechenschaft und Einsicht in seine Unterlagen. Dies spielt insbesondere im Zusammenhang mit der Erstellung der Jahresabrechnung oder einer außerordentlichen Rechnungslegung des Verwalters bei Vertragsende eine Rolle. Bei Beendigung des Verwaltungsverhältnisses besteht gegen ihn ein Anspruch auf Herausgabe des bei der Verwaltung Erlangten. Hierzu gehören seine Vollmachts- und Ermächtigungsurkunden, alle seine Vertragsunterlagen und die seiner Vorgänger im Original, sämtliche die Verwaltung betreffenden Dateien, die auf den Gemeinschaftskonten verbliebenden Gelder und die Hausschlüssel.

Vergütung

Die Höhe der Vergütung ergibt sich aus der vertraglichen Vereinbarung. Soll neben der Verwaltergebühr auch Mehrwertsteuer gezahlt werden, muss dies ausdrücklich im Verwaltervertrag vereinbart sein. Der Verwalter ist berechtigt, seine Vergütung vom Gemeinschaftskonto abzubuchen. Soll die Vergütung erhöht werden, bedarf es dazu grundsätzlich eines Mehrheitsbeschlusses der Wohnungseigentümer, in dessen Ausführung sodann ein Änderungsvertrag abzuschließen ist. Eine Anpassungsklausel im Verwaltervertrag, aufgrund derer der Verwalter berechtigt sein soll, die Verwaltergebühren einmal jährlich an die Entwicklung der Verwaltungskosten anzupassen, ist gemäß § 307 Abs. 1 BGB wegen unangemessener Benachteiligung unwirksam (so OLG Düsseldorf, ZMR 2005, 468). Durch die Vergütung werden die Aufgaben, die der Verwalter im Rahmen seiner gesetzlichen Pflichten zu erfüllen hat, abgedeckt. Erbringt er darüber hinaus weitere Leistungen besteht die Möglichkeit, eine Sondervergütung zu vereinbaren. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte im Verwaltervertrag abschließend geregelt sein, für welche Sonderleistungen der Verwalter eine Sondervergütung in welcher Höhe verlangen kann.

Beendigung der Verwalterbestellung

Die Vertragslaufzeit kann auf verschiedene Weise enden. Sie endet automatisch mit dem Ablauf des Bestellungszeitraumes, wenn die Wohnungseigentümer ihn nicht wiederwählen, der Verwalter stirbt, eine Verwaltungsgesellschaft ihre Rechtsfähigkeit verliert oder sie nach dem Umwandlungsgesetz mit einer anderen Gesellschaft verschmolzen wird. Weiter können die Wohnungseigentümer die Bestellung des Verwalters durch einen Mehrheitsbeschluss beenden, indem sie ihn abberufen. Genauso kann der Verwalter sein Amt durch entsprechende Erklärung gegenüber den Wohnungseigentümern niederlegen.
Die Wirksamkeit der beiden letzten Möglichkeiten wird in der Regel davon abhängig gemacht, dass nur eine Abberufung/ Niederlegung aus wichtigem
Grund möglich ist. Allgemein formuliert die Rechtsprechung zum Vorliegen eines wichtigen Grundes, dass dieser gegeben sei, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller Umstände nach Treu und Glauben auch unter Berücksichtigung der Interessen des Verwalters die Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr zugemutet werden kann und deshalb das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (z.B. BayObLG NZM 1998, 486, 487). Auch bei der Beendigung ist zwischen der organschaftlichen Ebene und der schuldrechtlichen Ebene zu unterscheiden. Neben der Abberufung durch Beschluss sollte daher auch die Kündigung des Verwaltervertrages ausgesprochen werden.

Ein Neuverwalter wird von der Wohnungseigentümergemeinschaft wiederrum regelmäßig durch einfachen Mehrheitsbeschluss bestellt. Bei mehreren Kandidaten muss der gewählte Kandidat die absolute Mehrheit auf sich vereinigen. Zu dem Abschluss eines entsprechenden Verwaltervertrages gilt das Vorgesagte.

Pflichten des alten Verwalters

Für den alten Verwalter stehen auch nach Beendigung des Verwaltungsverhältnisses Nachwirkungs- und Abwicklungspflichten, um dem neuen Verwalter die ordnungsgemäße Fortsetzung der Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft zu ermöglichen. Bestehen Zweifel darüber, dass der alte Verwalter alle Unterlagen herausgegeben hat, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft beispielsweise die Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung über die  Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen verlangen. Herauszugeben sind alle Unterlagen und Belege, die der ausgeschiedene Verwalter von seinem Vorgänger erhalten hat unf die während seiner Tätigkeit entstanden sind. Ist der Gemeinschaft nicht bekannt, welche Unterlagen vorhanden sind bleibt der alte Verwalter zur Rechenschaftslegung darüber verpflichtet. Ein Zurückbehaltungsrecht bei ungeklärten Zahlungsansprüchen steht dem Verwalter aufgrund des besonderen Treuhandverhältnisses nicht zu.

Erstellung der Jahresabrechnung

Zur Erstellung der Jahresabrechnung ist grundsätzlich derjenige verpflichtet, der bei Fälligkeit der Abrechnung Verwalter ist. Scheidet demnach ein Verwalter während oder zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, so hat grundsätzlich der neue Verwalter die Abrechnung für dieses Wirtschaftsjahr zu erstellen, es sei denn, die Jahresabrechnung war zum Zeitpunkt des Verwalterwechsels bereits fällig. Eine spezielle Frist für die Fälligkeit der Jahresabrechnung sieht das Gesetz nicht vor. Eine Verpflichtung zur Abrechnung ist zeitnah nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu erfüllen. Nach der Rechtsprechung ist die Vorlage einer Frist fällig, die in der Regel drei Monate, höchstens jedoch sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres endet (bespielhaft OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, 3 W 153/06). Scheidet der Verwalter also zum Jahreswechsel aus dem Verwalteramt aus, ist er in der Regel nicht mehr verpflichtet, die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr zu erstellen, denn die Erstellung der Jahresabrechnung ist erst im Folgejahr fällig. Unbedingt zu prüfen ist dabei jedoch, ob sich evtl. abweichende Regelungen aus der Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltervertrag ergeben.

Fazit

Eigentumsgemeinschaften können immer wieder komplizierte Rechtsfragen entstehen, die zur Vermeidung von anfechtbaren Beschlüssen und im Rahmen einer ordnungsgemäßen WEG-Verwaltung zu beachten sind. Wohnungseigentümer sind daher gut beraten, wenn sie bei der Auswahl von WEG-Verwaltern auf besondere Qualifikation oder langjährige Erfahrungen im Wohnungseigentumsrecht achten. Darüber hinaus gilt es, die WEG-Verwaltung von der Verwaltung des Sondereigentums zu unterscheiden. Der WEG-Verwalter ist für die Verwaltung des Sondereigentums gerade nicht zuständig, es sei denn darüber wird eine gesonderte Vereinbarung mit dem jeweiligen Sondereigentümer getroffen.

Der Beitrag ist zuerst erschienen in den Ausgaben 6 und 7-8/2018 des AIZ-Immobilienmagazins.

Foto von Heiko Senebald

Heiko Senebald

Leiter Kommunikation

Telefon: 0 30 / 27 57 26 - 0
E-Mail: heiko.senebald@ivd.net

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18.07.2016 | Immobilienverband IVD | AIZ

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