Haptische Archive, Schubfächer und Aktenordner — all dies wird in der Immobilienverwaltung der Zukunft zu Relikten der Vergangenheit zählen. Die stetige Digitalisierung der Prozessabläufe ist mittlerweile zu einer Selbstverständlichkeit in der Verwalterbranche geworden. Doch auch mit den heutigen Lösungen ist das Ende der digitalen Fahnenstange längst noch nicht erreicht. Mit der künstlichen Intelligenz findet in absehbarer Zeit ein weiterer digitaler Helfer Einzug in das Verwaltergeschäft, der die gewohnten Arbeitsabläufe und damit auch das alltägliche Geschäft der Branche grundlegend verändern wird.
Schon heute sind moderne Softwarelösungen in der Lage, regelmäßig anfallende Aufträge, wie jährlich vorgeschriebene Wartungen in Wohnanlagen oder gesetzlich verankerte Prüfungen, wie die Legionellenprüfung, selbstständig in Auftrag zu geben. Nach Anlegen der entsprechenden Termine und dem Hinterlegen der benötigten Kontaktdaten sind diese Systeme bereits in der Lage, Handwerker und Dienstleister ohne Zutun des Verwalters zu beauftragen und die erforderlichen Vor-Ort-Termine zu veranlassen. Nach der erfolgreichen Durchführung der Maßnahmen erhält der Verwalter eine entsprechende Benachrichtigung.
Arbeitsaufwand reduzieren, Haftungsrisiken vermeiden
Damit reduziert sich nicht nur der organisatorische Aufwand für die Bewirtschaftung des Gebäudebestands. Es werden auch rechtliche Gefahren reduziert, da die vielfach verbindlich vorgeschriebenen Prüfinterwalle sicher und zuverlässig eingehalten und nicht mehr vergessen werden können. Zudem haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf das Tagesgeschäft ihrer Verwaltung zu konzentrieren. Denn gerade durch die fortschreitende Vereinheitlichung technischer Standards wird die persönliche Ebene zwischen Kunde und Verwalter künftig noch stärker als bislang zum zentralen Wettbewerbsfaktor im Verwaltergeschäft.
Selbstständige Abwicklung komplexer Abläufe
Auch mehrstufige Bearbeitungsprozesse lassen sich mit Hilfe spezialisierter Softwareanwendungen schon weitestgehend autark steuern. So genügen beispielsweise aussagekräftige Begriffe in einer E-Mail, um die eingehende Anfrage durch das System direkt an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Gleichzeitig können die einzelnen Aufträge bei einem bestimmten hinterlegten Stichwort auch an weitere Empfänger weitergereicht werden — beispielsweise, um im Falle einer eingehenden Kündigung sowohl den zuständigen Sachbearbeiter sowie auch die Geschäftsführung zu informieren. Auf diese Weise lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren und Bearbeitungsprozesse straffen. Dadurch werden Kapazitäten für Aufgaben frei, für die eine persönliche Bearbeitung unerlässlich ist.
Selbstlernende Softwareanwendungen
Heute müssen derartige Abläufe noch programmiert werden. Doch IT- und Softwareexperten arbeiten mit Hochdruck an Lösungen, die es einem System ermöglichen, wiederkehrende Abläufe einer Verwaltung selbstständig zu „erlernen“. Durch diesen nächsten Schritt der Digitalisierung wird es Verwaltungen in absehbarer Zeit möglich sein, individuell zugeschnittene Softwarelösungen zu nutzen, die im Laufe ihres Betriebs in der Lage sind, immer mehr Aufgaben des alltäglichen Geschäfts zu übernehmen. Damit erhalten Verwalter einen zuverlässigen „neuen Mitarbeiter“, der bestens mit den Erfordernissen des eigenen Unternehmens vertraut ist und seinen „menschlichen Kollegen“ zeitintensive und mühsame Arbeit selbsttätig abnimmt. Noch sind solche Anwendungen Zukunftsmusik, doch schon in zehn Jahren werden derartige Systeme ebenso zum technischen Standard für Immobilienverwalter gehören, wie heute eine digitale Buchhaltung.
Autorin: Stephanie Kreuzpaintner, Digitalisierungsexpertin und Vorstand der DOMUS Software AG. DOMUS ist Kooperationspartner des IVD, www.domus-software.de
Artikel ist zuerst erschienen im AIZ-Immobilienmagazin, 6/2021, Seite 52
