MIETVERWALTUNG + WEG-VERWALTUNG: ONLINE-EIGENTÜMERVERSAMMLUNG

Schon lange wird versucht, die im privaten Bereich fest etablierten, zeitgemäßen Kommunikationsmittel wie Videochats, Whatsapp und ähnliche Dienste auch für Wohnungseigentümer und insbesondere ihre Versammlungen nutzbar zu machen. Diese Versuche — in der Regel Vereinbarungen oder Vorgaben des teilenden Eigentümers in der Teilungserklärung — haben aber kaum praktische Bedeutung erlangt. Der Gesetzgeber hat hier im Rahmen seiner aktuellen Novelle des WEG für einen neuen Impuls gesorgt. Nunmehr können die Wohnungseigentümer beschließen, dass sie an einer Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben. Was zunächst geradezu selbstverständlich klingt, verdient einen näheren Blick auf die rechtlichen Details.

Kann nun ohne weiteres eine „OnlineVersammlung“ durchgeführt werden?

Das wäre ein Missverständnis der Neuregelung, das in der Praxis punktuell aufgekommen zu sein scheint. Wie schon bislang ist das gesetzliche Leitbild weiterhin die Präsenzversammlung, also ein tatsächliches Treffen der Eigentümer in der Regel mit dem Verwalter. Allerdings kann an einer solchen Versammlung nunmehr auch im Wege „elektronischer Kommunikation“ teilgenommen werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Wohnungseigentümer einen entsprechenden Beschluss fassen (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG).

Der Kern der Neuregelung besteht darin, dass den Wohnungseigentümern eine Beschlusskompetenz dafür eingeräumt wird, die Online-Teilnahme an einer Versammlung zu regeln. Solange sie davon keinen Gebrauch gemacht haben, bleibt es bei der bisherigen Rechtslage. Anders ausgedrückt: Wer online — im Wege elektronischer Kommunikation — an einer Wohnungseigentümerversammlung teilnehmen möchte, muss zunächst auf eine entsprechende Beschlussfassung hinwirken. Das setzt letztlich auch voraus, dass sich für dieses Anliegen tatsächlich eine Mehrheit
findet.

Etwas anderes gilt nur, wenn in der Gemeinschaftsordnung oder einer Vereinbarung „eigene“ Regeln aufgestellt sind, dort also Bestimmungen für eine Online-Versammlung existieren. In der Regel wird das aber nicht der Fall sein.

Wie sieht der Inhalt eines solchen Beschlusses aus?

Nach dem Wortlaut des Gesetzes würde es an sich ausreichen, wenn die Wohnungseigentümer beschließen, dass sie an einer Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Damit ist dann eine Rechtsgrundlage für die zukünftige Online-Teilnahme an Versammlungen der Wohnungseigentümer vorhanden.

Allerdings muss man sehen, dass mit einer solchen, sehr „schlanken“ Beschlussfassung noch nichts über die weiteren Modalitäten ausgesagt ist. Folgefragen, die sich rechtlich nahezu aufdrängen, bleiben ungeregelt. Wer bezahlt die Anschaffung von etwa erforderlichem Equipment, wer trägt Verbindungs- und ähnliche Kosten? Welche Plattform/en soll/en genutzt werden? Was geschieht, wenn ein Eigentümer während der Versammlung seine Verbindung absichtlich trennt? Steht dieser Fall einem bewussten Verlassen der Versammlung gleich? Was soll gelten, wenn die Verbindung ungewollt beispielsweise aufgrund eines technischen Defektes abreißt? Wie wird überhaupt überprüft, ob ein Versammlungsteilnehmer hinreichend legitimiert ist? Und schließlich wie wird dafür Sorge getragen, dass der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit einer Wohnungseigentümerversammlung eingehalten wird?

Diese Fragen sind kein juristisches Steckenpferd, sondern haben praktische Relevanz. Ohne adäquate Regelungen besteht Rechtsunsicherheit und damit die zumindest latente Gefahr, dass auf einer Versammlung anfechtbare oder sogar nichtige Beschlüsse produziert werden. Daran kann kein Verwalter ein Interesse haben. Deshalb sollte man schon im Vorfeld einer Beschlussfassung konkrete Vorstellungen zu einzelnen Modalitäten und ihrer Ausgestaltung entwickeln. Besonnene Eigentümer werden das als Unterstützung betrachten.

Ist es möglich, nur noch „OnlineVersammlungen“ durchzuführen?

Nach dem gesetzlichen Leitbild gibt es weiterhin einen realen Versammlungsort. An der dort ablaufenden Versammlung nehmen einzelne Eigentümer mittels elektronischer Kommunikation virtuell teil. Es kann auch sein, dass alle Eigentümer auf diese Weise teilnehmen; dagegen hat das Gesetz nichts einzuwenden, wenn dies freiwillig geschieht. Allerdings besteht auf der Basis der Neuregelung keine Möglichkeit, die elektronische Teilnahme zu einzig zulässigen Form der Teilnahme zu erheben. § 23 Abs. 1 S. 2 WEG setzt eine reale Versammlung an einem realen Ort voraus, an der Eigentümer virtuell teilnehmen können. Für die Statuierung eines Müssens besteht keine Beschlusskompetenz.

Was gibt es Neues beim Umlaufbeschluss?

Beim Umlaufbeschluss hat der Gesetzgeber zunächst für eine Erleichterung gesorgt. Bislang war Einhaltung der Schriftform erforderlich, nunmehr reicht Textform aus. Die Zustimmung eines Wohnungseigentümers zu dem Beschluss muss also mindestens als eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (vgl. § 126b BGB). Das trifft insbesondere auf E-Mails und Faxzuschriften zu, wenn sie erkennen lassen, dass sie von dem Wohnungseigentümer stammen. Zweifel an der Wirksamkeit lassen sich vermeiden, wenn am Ende der Mitteilung der Name ausdrücklich genannt wird. Eine Zustimmung per Video-Anruf ist unwirksam, denn insoweit handelt es sich nicht um eine lesbare Erklärung.

Grundsätzlich müssen beim Umlaufbeschluss auch weiterhin alle Eigentümer positiv ihre Zustimmung erklären. Allerdings können die Eigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügen soll (§ 23 Abs. 3 S. 2 WEG). Letztlich geht es in dieser Konstellation also um zwei Beschlüsse: Den ersten Beschluss fassen die Eigentümer darüber, dass in einer bestimmten, konkreten Angelegenheit später im Umlaufverfahren entschieden wird, wobei die einfache Mehrheit zum Zustandekommen des zweiten Beschlusses ausreichen soll.
Danach, möglicherweise erst Wochen oder Monate später, stimmen sie über den zweiten Beschluss vermittels Umlaufbeschluss ab. Insoweit reicht ausnahmsweise eine einfache Mehrheit der  abgegebenen Stimmen aus.

Erforderlich ist aber, dass es sich der Sache nach nur um einen einzelnen Gegenstand handelt. Das kann beispielsweise die Entscheidung über eine Heizungssanierung sein. Unzulässig wäre hingegen zu beschließen, dass über Wirtschaftspläne zukünftig im Umlaufverfahren mit Stimmenmehrheit abgestimmt wird. Denn das ist kein einzelner Gegenstand mehr, sondern eine Vielzahl von Gegenständen. Wie schon bislang bedarf auch der Umlaufbeschluss einer Verkündung, um als wirksamer Beschluss überhaupt zu entstehen.

Schon lange wird versucht, die im privaten Bereich fest etablierten, zeitgemäßen Kommunikationsmittel wie Videochats, Whatsapp und ähnliche Dienste auch für Wohnungseigentümer und insbesondere ihre Versammlungen nutzbar zu machen. Diese Versuche — in der Regel Vereinbarungen oder Vorgaben des teilenden Eigentümers in der Teilungserklärung — haben aber kaum praktische Bedeutung erlangt. Der Gesetzgeber hat hier im Rahmen seiner aktuellen Novelle des WEG für einen neuen Impuls gesorgt. Nunmehr können die Wohnungseigentümer beschließen, dass sie an einer Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben. Was zunächst geradezu selbstverständlich klingt, verdient einen näheren Blick auf die rechtlichen Details.

Kann nun ohne weiteres eine „OnlineVersammlung“ durchgeführt werden?

Das wäre ein Missverständnis der Neuregelung, das in der Praxis punktuell aufgekommen zu sein scheint. Wie schon bislang ist das gesetzliche Leitbild weiterhin die Präsenzversammlung, also ein tatsächliches Treffen der Eigentümer in der Regel mit dem Verwalter. Allerdings kann an einer solchen Versammlung nunmehr auch im Wege „elektronischer Kommunikation“ teilgenommen werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Wohnungseigentümer einen entsprechenden Beschluss fassen (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG).

Der Kern der Neuregelung besteht darin, dass den Wohnungseigentümern eine Beschlusskompetenz dafür eingeräumt wird, die Online-Teilnahme an einer Versammlung zu regeln. Solange sie davon keinen Gebrauch gemacht haben, bleibt es bei der bisherigen Rechtslage. Anders ausgedrückt: Wer online — im Wege elektronischer Kommunikation — an einer Wohnungseigentümerversammlung teilnehmen möchte, muss zunächst auf eine entsprechende Beschlussfassung hinwirken. Das setzt letztlich auch voraus, dass sich für dieses Anliegen tatsächlich eine Mehrheit
findet.

Etwas anderes gilt nur, wenn in der Gemeinschaftsordnung oder einer Vereinbarung „eigene“ Regeln aufgestellt sind, dort also Bestimmungen für eine Online-Versammlung existieren. In der Regel wird das aber nicht der Fall sein.

Wie sieht der Inhalt eines solchen Beschlusses aus?

Nach dem Wortlaut des Gesetzes würde es an sich ausreichen, wenn die Wohnungseigentümer beschließen, dass sie an einer Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Damit ist dann eine Rechtsgrundlage für die zukünftige Online-Teilnahme an Versammlungen der Wohnungseigentümer vorhanden.

Allerdings muss man sehen, dass mit einer solchen, sehr „schlanken“ Beschlussfassung noch nichts über die weiteren Modalitäten ausgesagt ist. Folgefragen, die sich rechtlich nahezu aufdrängen, bleiben ungeregelt. Wer bezahlt die Anschaffung von etwa erforderlichem Equipment, wer trägt Verbindungs- und ähnliche Kosten? Welche Plattform/en soll/en genutzt werden? Was geschieht, wenn ein Eigentümer während der Versammlung seine Verbindung absichtlich trennt? Steht dieser Fall einem bewussten Verlassen der Versammlung gleich? Was soll gelten, wenn die Verbindung ungewollt beispielsweise aufgrund eines technischen Defektes abreißt? Wie wird überhaupt überprüft, ob ein Versammlungsteilnehmer hinreichend legitimiert ist? Und schließlich wie wird dafür Sorge getragen, dass der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit einer Wohnungseigentümerversammlung eingehalten wird?

Diese Fragen sind kein juristisches Steckenpferd, sondern haben praktische Relevanz. Ohne adäquate Regelungen besteht Rechtsunsicherheit und damit die zumindest latente Gefahr, dass auf einer Versammlung anfechtbare oder sogar nichtige Beschlüsse produziert werden. Daran kann kein Verwalter ein Interesse haben. Deshalb sollte man schon im Vorfeld einer Beschlussfassung konkrete Vorstellungen zu einzelnen Modalitäten und ihrer Ausgestaltung entwickeln. Besonnene Eigentümer werden das als Unterstützung betrachten.

Ist es möglich, nur noch „OnlineVersammlungen“ durchzuführen?

Nach dem gesetzlichen Leitbild gibt es weiterhin einen realen Versammlungsort. An der dort ablaufenden Versammlung nehmen einzelne Eigentümer mittels elektronischer Kommunikation virtuell teil. Es kann auch sein, dass alle Eigentümer auf diese Weise teilnehmen; dagegen hat das Gesetz nichts einzuwenden, wenn dies freiwillig geschieht. Allerdings besteht auf der Basis der Neuregelung keine Möglichkeit, die elektronische Teilnahme zu einzig zulässigen Form der Teilnahme zu erheben. § 23 Abs. 1 S. 2 WEG setzt eine reale Versammlung an einem realen Ort voraus, an der Eigentümer virtuell teilnehmen können. Für die Statuierung eines Müssens besteht keine Beschlusskompetenz.

Was gibt es Neues beim Umlaufbeschluss?

Beim Umlaufbeschluss hat der Gesetzgeber zunächst für eine Erleichterung gesorgt. Bislang war Einhaltung der Schriftform erforderlich, nunmehr reicht Textform aus. Die Zustimmung eines Wohnungseigentümers zu dem Beschluss muss also mindestens als eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (vgl. § 126b BGB). Das trifft insbesondere auf E-Mails und Faxzuschriften zu, wenn sie erkennen lassen, dass sie von dem Wohnungseigentümer stammen. Zweifel an der Wirksamkeit lassen sich vermeiden, wenn am Ende der Mitteilung der Name ausdrücklich genannt wird. Eine Zustimmung per Video-Anruf ist unwirksam, denn insoweit handelt es sich nicht um eine lesbare Erklärung.

Grundsätzlich müssen beim Umlaufbeschluss auch weiterhin alle Eigentümer positiv ihre Zustimmung erklären. Allerdings können die Eigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügen soll (§ 23 Abs. 3 S. 2 WEG). Letztlich geht es in dieser Konstellation also um zwei Beschlüsse: Den ersten Beschluss fassen die Eigentümer darüber, dass in einer bestimmten, konkreten Angelegenheit später im Umlaufverfahren entschieden wird, wobei die einfache Mehrheit zum Zustandekommen des zweiten Beschlusses ausreichen soll.
Danach, möglicherweise erst Wochen oder Monate später, stimmen sie über den zweiten Beschluss vermittels Umlaufbeschluss ab. Insoweit reicht ausnahmsweise eine einfache Mehrheit der  abgegebenen Stimmen aus.

Erforderlich ist aber, dass es sich der Sache nach nur um einen einzelnen Gegenstand handelt. Das kann beispielsweise die Entscheidung über eine Heizungssanierung sein. Unzulässig wäre hingegen zu beschließen, dass über Wirtschaftspläne zukünftig im Umlaufverfahren mit Stimmenmehrheit abgestimmt wird. Denn das ist kein einzelner Gegenstand mehr, sondern eine Vielzahl von Gegenständen. Wie schon bislang bedarf auch der Umlaufbeschluss einer Verkündung, um als wirksamer Beschluss überhaupt zu entstehen.