MIETVERWALTUNG + WEG-VERWALTUNG: E-MAIL ARCHIVIERUNG

Autor/in: Ansgar H. Licher

Quelle: AIZ 5/2021

Nutzen Sie die Chancen der E-Mail-Archivierung!

Ebenso wie herkömmliche Papierbelege müssen auch E-Mails zehn Jahre lang archiviert und aufgehoben werden. Der Clou dabei: Mit der richtigen Lösung wird die Pflicht zur Chance und bringt viele Vorteile im Büroalltag.

Bereits seit geraumer Zeit müssen Unternehmen alle E-Mails, welche die Geschäftsanbahnung und -durchführung betreffen, revisionssicher archivieren. So schreiben es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, vor.

Welche E-Mails sind betroffen und müssen archiviert werden?

Egal ob Solounterunternehmen oder Aktiengesellschaft: Die Finanzverwaltung schreibt vor, dass wichtige elektronische Post revisionssicher, das heißt unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar abzuspeichern ist. Dies ist in den GoBD geregelt. Die Behörden tragen dabei der betrieblichen Praxis Rechnung, dass der Großteil der Kommunikation mittlerweile über elektronische Post läuft.

Konkret von der Archivierungspflicht betroffen sind beispielsweise E-Mails, in denen es um Absprachen zur Höhe des Kaufpreises oder der Miete, zur Provisionshöhe oder -anpassung, zu Gemeinschaftsgeschäften, dem Einräumen von Rabatten oder Skonto geht. Aber auch Auftragsbestätigungen und das Stornieren von Aufträgen fallen darunter.

Warum es sinnvoll ist, alle Mails zu archivieren

Was zunächst übertrieben erscheinen mag, nämlich alle Mails, die im Unternehmen anfallen, dauerhaft zu speichern, bietet tatsächlich jedoch mehrere Vorteile. So müssen sich die Mitarbeiter beispielsweise nicht fragen, welche ails gemäß GoBD zu archivieren sind und welche nicht. Die Arbeitsprozesse werden nicht beeinträchtigt. Es gibt keine Zeitverzögerungen, weil Entscheidungen getroffen oder Rücksprachen gehalten werden müssen. Die elektronische Post wird außerdem zeitnah archiviert. Es ist nämlich Pflicht, dass eine Mail, die beispielsweise am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche.

Warum es ohne eine Mailarchivierungssoftware nicht geht

Ohne geeignete Softwareprodukte können Mails zwar lange aufgehoben, aber nicht revisionssicher archiviert werden. Die strengen Regeln der Finanzverwaltung lassen sich nur einhalten, wenn geeignete Software dafür verwendet wird. Die Lösung „Benno Cloud“ beispielsweise verbindet hierbei die Vorteile moderner Cloudlösungen mit der Tatsache, dass alle behördlichen Vorgaben einfach eingehalten werden. Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden samt ihrer Anhänge automatisch und gemäß den GoBD-Anforderungen archiviert.

Benno Cloud bietet darüber hinaus einige Vorteile. Erstens werden Vorgänge dokumentiert, was bei juristischen Auseinandersetzungen als Beweis wichtig sein kann. Zweitens sind alle Mails durchsuchbar: Beim revisionssicheren Archivieren wird gleichzeitig der Volltext indexiert und somit leicht recherchierbar. Dies betrifft sowohl die Texte als auch die angehängten Dokumente. Dabei können über 1.300 Dateiformate indexiert und im Anschluss durchsucht werden, darunter auch PDF-Dokumente und Bildformate wie JPEG-Dateien. Bei herkömmlichen E-Mail-Programmen ist dies in dieser Form und Geschwindigkeit nicht möglich. Informationen stehen im Arbeitsalltag so jederzeit und rasch zur Verfügung.

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