WEG-VERWALTUNG: EIGENTÜMERVERSAMMLUNG MIT ONLINE-BETEILIGUNG

Autor/in: Rechtsanwältin Karen Wolbers

Quelle:AIZ 3/2021

Eigentümerversammlung
mit Online-Beteiligung

Seit dem Inkrafttreten des novellierten Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) am 1. Dezember 2020 kann die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss eine Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung beschließen. Was ist dabei alles zu beachten? Soviel: das Thema ist komplex und die AIZ kann hier nur einzelne Aspekte aufgreifen. Das Thema wird fortgesetzt.

Dieses Thema wirft sehr viele Fragen auf. Wir möchten Ihnen hiermit einen ersten Überblick geben und in den nächsten Ausgaben unseres Magazins vertiefend darstellen.

Auf eine Präsenzversammlung darf dabei nicht zugunsten einer reinen Online-Versammlung verzichtet werden. Den Eigentümern muss stets das Recht eingeräumt werden, persönlich an der Versammlung teilzunehmen. Das bedeutet, dass stets zu einer Versammlung unter Angabe eines Versammlungsortes eingeladen werden muss. Es ist aber denkbar und möglich, dass alle Eigentümer nur auf elektronischem Wege teilnehmen.

Die elektronische Teilnahme kann durch alle sprach- und/oder bildbasierten elektronischen Kommunikationsmittel und elektronische Textkommunikation erfolgen, dazu gehört Video und/oder Audio, E-Mail, Messenger oder soziale Netzwerke.

In einem ersten Schritt sollte ein Beschluss gefasst werden, der die Möglichkeit grundsätzlich festlegt, an einer/allen Versammlungen im Wege elektronischer Kommunikation teilzunehmen. Im nächsten Schritt muss Ablauf und Ausgestaltung der Versammlung festgelegt werden.

Inhalt der Beschlussfassung

Das muss in der Beschlussfassung geregelt werden:

  • Notwendige technische Ausstattung auf Seiten der Gemeinschaft und der Wohnungseigentümer (vorzugsweise wechselseitige Kommunikation in Echtzeit — beliebige Kommunikationswege)
  • Welche Technik soll eingesetzt werden (Beschreibung Hardware-SoftwareVoraussetzungen)?
  • Wie erfolgt die Wahrung des
  • Datenschutzes?
  • Welche Versammlungsrechte können ausgeübt werden (Rede-, Antrags-, Stimmrecht). Eine Einschränkung wird allerdings nicht empfohlen!
  • Wie soll die Prüfung der Vertretungsmacht (Vollmacht) erfolgen?
  • Kostentragung über die mit der Durchführung der Versammlung verbundenen Kosten (u.a. Inanspruchnahme von Online-Diensten)

Durchführung der Versammlung

Grundsätzlich sind verschiedene technische Varianten denkbar, wie eine Online-Teilnahme an der Versammlung durchgeführt werden kann. Neben der Nutzung eines bestehenden OnlineServices eines Dienstleisters (auch genannt „Software as a Service“, kurz: SaaS, Beispielsnennung ohne rechtliche Prüfung und Wertung oder Empfehlung: Vote@Home; Neove; Polyas; GetResponse; Facilioo; Microsoft Teams; Zoom; Webex; GoToMeeting; Clickmeeting) besteht die Möglichkeit der Nutzung einer eigenen Infrastruktur unter Nutzung von Open Source-Tools, aber auch der Aufbau eines eigenen Servers in einem Rechenzentrum.

Die einfachste und schnellste, datenschutzrechtlich aber sehr anspruchsvolle Variante ist die SaaS-Lösung. Insbesondere bei der Verwendung der am Markt bekannten und etablierten Anbieter mit Sitz in den USA, bei welchen ein Datentransfer in die Vereinigten Staaten nicht ausgeschlossen werden kann, sind besondere datenschutzrechtliche Regelungen zu beachten. Den Verwalter treffen überdies zahlreiche Informationsund Hinweispflichten. Beispielhaft sei hier genannt, dass dem Teilnehmer stets die Möglichkeit gegeben werden muss, private Details unkenntlich zu machen und vor dem Beitritt zur Veranstaltung seine Einstellungen der Bild-und Tonübertragung zu prüfen und gegebenenfalls zu begrenzen.

Der Verwalter muss bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Online-Versammlung die erhobenen Daten in einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten hinterlegen (Art .30 EU-DSGVO), so wie dies bei sämtlichen Prozessen der Datenerhebung und -verarbeitung notwendig ist. Ein
Muster hierzu finden Sie im Mitgliederbereich der IVD-Homepage unter Downloads. Die Person des Teilnehmenden muss eindeutig identifizierbar sein, um die Berechtigung zur Teilnahme und Stimmabgabe verifizieren zu können.

Dies kann beispielsweise durch individualisierte verschlüsselte Teilnahmelinks und Zugangscodes erfolgen. Abstimmungen können durch rechtskonforme Voting-Tools unter Nutzung von verifizierten E-Mail-Adressen, Wähler-IDs und Zeitlimits erfolgen. Präsentationen sollten datenminimiert sein, einer Aufzeichnung der Versammlung muss durch alle teilnehmenden Eigentümer zugestimmt werden.

Die rechtlichen Details zur Vorbereitung der Versammlung, dem Grundsatz der Einhaltung der Nichtöffentlichkeit, den Vertretungsregeln, dem Umgang mit Vollmachten, Belehrungen (unter anderem Verschwiegenheit über Zugangsdaten), der Ausübung von Stimm-, Redeund Fragerechten und auch der Umgang mit technischen Störungen folgt in einem weiteren AIZ-Beitrag.

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