MIETVERWALTUNG + WEG-VERWALTUNG: EINBERUFUNG EINERONLINE-EIGENTÜMERVERSAMMLUNG

Autor/in: Rechtsanwältin Karen Wolbers

Quelle:AIZ 9/2021

Was tun, wenn ...

… der WEG-Verwalter eine „Online-Versammlung“ einberufen möchte?

Mit Wirkung seit dem 01.12.2020 gilt das neue Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG). Die damit verbundenen Änderungen im Wohnungseigentumsrecht wurden in den vergangenen Heften bereits vorgestellt. Das neue Recht sieht nun in § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG die Möglichkeit vor, auch ohne Anwesenheit am Ort der Eigentümerversammlung sämtliche oder nur einzelne Rechte über eine „Online-Teilnahme“ wahrzunehmen. Die Norm sieht eine Beschlusskompetenz zur Einführung der Online-Teilnahme an der Versammlung der Wohnungseigentümer vor. Die Beschlusskompetenz ermöglicht es allerdings nicht, die Präsenzversammlung insgesamt zu Gunsten einer reinen Online-Versammlung abzuschaffen. Das Recht jedes Wohnungseigentümers, physisch an der Versammlung teilzunehmen, steht damit nicht zur Disposition einer Mehrheitsentscheidung.

Die konkrete, insbesondere die technische Ausgestaltung der OnlineTeilnahme regelt das Gesetz nicht. Im Hinblick auf zukünftige technische Entwicklungen wurde dies bewusst ausgelassen. Der WEG-Verwalter muss daher darauf achten, dass über die Ausgestaltung im Einzelfall noch zusätzlich Beschlüsse gefasst werden. Nicht nur durch die coronabedingten Einschränkungen und Hygienevorschriften, sondern auch bei großen Eigentumseinheiten mit Eigentümern aus unterschiedlichen Städten und Ländern erscheint diese Möglichkeit als zweckmäßiges Mittel für die Eigentümer, ihre Rechte ohne die notwendige Anreise zu wahren und aktuell über die Inhalte der Eigentümerversammlungen informiert zu sein. Mit diesem Artikel sollen daher die rechtlichen und tatsächlichen Anforderungen an eine solche Versammlung dargestellt werden und dem WEGVerwalter dafür ein kurzer Leitfaden an die Hand gegeben werden.

Beschlusskompetenz und Quorum

Die Eigentümer müssen zunächst einen Beschluss darüber fassen, dass eine Online-Versammlung stattfinden soll. Für die erforderliche Mehrheit gilt mangels anderweitiger Regelungen § 25 Abs. 1 WEG. Der Beschluss kann mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Da es auch keine Vorgaben mehr für die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung gibt, könnte der Beschluss insofern von einer kleinen Anzahl von Eigentümern gefasst werden. Die Beschlusskompetenz umfasst auch die konkrete Ausgestaltung der Versammlung zum Beispiel im Hinblick auf die technische Infrastruktur, die in den Räumen des Verwalters vorgehalten werden soll. Ferner sollte festgelegt werden, welche Rechte von den nicht persönlich teilnehmenden Eigentümern wahrgenommen werden können. Zu unterscheiden sind hier drei Komponenten: Teilnahmerechte, Rederechte und Abstimmungsrechte. Die Teilnahme- und/oder Rederechte können dann noch hinsichtlich einer nur Ton- oder Ton/BildÜbertragung differenziert geregelt werden. Vorstellbar ist zum Beispiel, dass ein auf der Versammlung nicht präsenter Wohnungseigentümer nur zuhören kann. Ferner ist vorstellbar, dass er zwar Bild und Ton empfangen kann, selber aber kein Rede-, Antrags- oder Stimmrecht hat. In der Regel wäre wohl anzustreben, dass ein Wohnungseigentümer grundsätzlich sämtliche Versammlungsrechte elektronisch wahrnehmen kann. Es wäre auch darauf zu achten, dass bestimmte Rechte aus technischen Gründen nicht umsetzbar sind. So etwa, wenn die Vollmacht eines eingesetzten Vertreters geprüft werden soll. Sind im Einzelnen keine Bestimmungen getroffen worden, dürfte eine Auslegung im Zweifel dazu führen, dass jeder Wohnungseigentümer sämtliche Versammlungsrechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können soll. Neben den Beteiligungsrechten sollten die Form (Chat, Audio, Video) der Ausübung und die einzusetzenden Hilfsmittel (Portal, Software, Kamera, Mikrofon) nebst deren Beschaffung (Kauf, Miete, Leihe) sowie die Anwendung sicherer Anmeldewege (z.B. Zwei–Faktor–Authentifizierung), festgelegt werden.

Kosten

Ist eine Online–Versammlung beschlossen worden, muss die Gemeinschaft die Voraussetzungen dafür schaffen und den Wohnungseigentümern nach Maßgabe der Beschlüsse die darin vorgesehene elektronische Kommunikation und die Wahrung der festgelegten Versammlungsrechte ermöglichen. Der WEGVerwalter hat als Versammlungsleiter die technische Absicherung zu überwachen.

Die Kosten der elektronischen Ausstattung sind laufende Kosten der Verwaltung. Im Hinblick auf die technische Ausstattung auf Eigentümerseite sollte klargestellt werden, dass hier jeder Eigentümer auf eigene Kosten tätig werden muss. Der Verwalter kann das notwendige Equipment stellen, ist dazu aber nicht verpflichtet. Für diesen Fall sollte eine Regelung in den Verwaltervertrag über eine Sondervergütung oder Aufwendungsersatz aufgenommen werden, um die notwendige Geschäftsausstattung mit in sein Honorar einzupreisen. Sollen die Kosten von der Gemeinschaft getragen werden, kann eine abweichende Regelung beschlossen werden, dass diese nur unter den Online-Teilnehmern zu verteilen sind (§ 16 Abs.2 Satz 2 WEG).

Grundsatz der Nichtöffentlichkeit

Die Versammlung ist grundsätzlich nicht öffentlich. Der Online-Teilnehmer ist daher gehalten, diese Anforderung zu wahren. Der WEG-Verwalter als Versammlungsleiter ist nur dazu angehalten, die Plausibilität etwaiger elektronischer Zugangsvoraussetzungen zu prüfen. Ohne begründeten Zweifel ist er jedoch nicht verpflichtet, die Einhaltung der technischen oder rechtlichen Voraussetzungen in der Sphäre des Wohnungseigentümers zu prüfen. Eine konkretere Prüfung ist daher nur bei einem Anlass erforderlich. Die abstrakte Teilnahmemöglichkeit Dritter wird zukünftig aber sicherlich Relevanz in Anfechtungsverfahren haben. Die Rechtsprechung bleibt hier abzuwarten.

Ladung

Der Zugangsweg zur Versammlung und ein etwaiger Legitimationsnachweis sind sämtlichen Wohnungseigentümern zusammen mit der Ladung zur Versammlung mitzuteilen. Eine zwingende Vorschrift zur Mitteilung dieser Modalitäten fehlt allerdings.

Versammlung

Für die Versammlung ist unter anderem zu regeln, wie eine Teilnahme durch einen Wohnungseigentümer oder seinen Vertreter stattfindet, wie Redebeiträge berücksichtigt werden und wie Abstimmungen durchgeführt werden sollen. Eine Aufzeichnung ist zulässig, wenn die Wohnungseigentümer einverstanden sind.

Risikoverteilung/technische Störung

Bislang völlig offen sind die Fragen, die sich ergeben, wenn die elektronische Teilnahme im Einzelfall oder generell bei einer Versammlung aus technischen Gründen scheitert. In Betracht kommen hier Bildschirmstörungen während der Ausübung eines Rederechtes, falsche Zugangsdaten oder Bild- oder Tonausfall. Hier wird bislang vertreten, dass eine Unterscheidung nach Risikosphären vorgenommen wird. Können die beschlossenen Versammlungsrechte in der Verantwortung der Gemeinschaft nicht gewahrt werden, ist die Versammlung bei einer absehbaren Reparaturmöglichkeit zunächst zu unterbrechen. Ist eine Störungsbehebung nicht in Sicht, empfiehlt sich der Abbruch der Versammlung. Tritt die Störung ausschließlich bei dem Wohnungseigentümer auf, weil sein Internetanschluss oder Monitor defekt oder zu langsam ist, gilt die Versammlung als ordnungsgemäß abgelaufen und eine Unterbrechung ist nicht veranlasst. Die Versammlung wird dann so behandelt, als wenn der einzelne Wohnungseigentümer aufgrund eines Staus oder eines Unfalls nicht rechtzeitig erscheinen konnte. Eine Anfechtung kann entsprechend der Regelung nach § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG nicht auf die durch die technische Störung verursachte Verletzung von Rechten gestützt werden, es sei denn der Gemeinschaft ist grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen.

Fazit

Die zukünftige Entwicklung wird zeigen, ob die Errungenschaften der Digitalisierung sich auch bei der Abhaltung von Eigentümerversammlungen durchsetzen werden. Jedenfalls dürfte die Qualität der Kommunikation zwischen den Eigentümern bei körperlicher Präsens und dem reinen Erscheinungsbild auf einer Bildfläche unterschiedlich sein. Bei einer Online-Teilnahme wird es zudem schwierig sein, den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit zu wahren und zu überprüfen, so dass sich neue Anfechtungsmöglichkeiten der Beschlüsse ergeben können. Es kann kaum ausgeschlossen werden, dass eine auf dem Bildschirm nicht sichtbare Person den Verlauf der Versammlung trotzdem mitverfolgt.

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