WEG-VERWALTUNG: ABRECHNUNG, WIRTSCHAFTSPLAN, RECHNUNGSLEGUNG

Autor/in: Rechtsanwalt Nico Bergerhoff

Quelle:AIZ 4/2021

Die wichtigsten Fragen zur Abrechnung, dem Wirtschaftsplan und der Rechnungslegung

Der ursprüngliche Plan des Gesetzgebers war es, mit dem WEMoG eine Konkretisierung der streitanfälligen Themen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan herbeizuführen. Tatsächlich aber hat der Gesetzgeber die Vorgaben zum Wirtschaftsplan (§ 28 Abs.1) und zur Jahresabrechnung (§ 28 Abs.2) neu strukturiert und wesentliche inhaltliche Änderungen herbeigeführt.

Was ändert sich an der Jahresabrechnung?

Der Inhalt der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung wird erheblich eingeschränkt: Nur das Ergebnis wird beschlossen. Das Rechenwerk, welches dem zugrunde liegt, ist nicht mehr Gegenstand der Beschlussfassung. Ein Fehler in diesen nunmehr nur vorbereitenden Unterlagen führt nicht zur Anfechtbarkeit des Beschlusses, es sei denn, dieser Fehler wirkt sich auf das Ergebnis aus. Bloße Darstellungsfehler, wie zum Beispiel das Fehlen der Angabe der Kontostände oder ein Fehler in der Darstellung der Erhaltungsrücklage oder des Vermögensstands einer nicht verbrauchten Sonderumlage, sind nicht mehr ausreichend, um den Beschluss über die Jahresabrechnung anzufechten.

Der Eigentümer ist aber nicht schutzlos, ihm stehen Ergänzungs- und Erläuterungsansprüche gegen den Verwalter zu. § 28 Abs. 2 WEG beschreibt diesen eingeschränkten Beschlussinhalt so, dass lediglich die Anpassung der (im Wirtschaftsplan) beschlossenen Vorschüsse (Rückzahlung zu hoher Vorschüsse) oder die Einforderung von Nachschüssen (bei zu niedrig angesetzten Vorschüssen) beschlossen wird. § 28 Abs.2 WEG beschreibt die Jahresabrechnung daher auch folgerichtig als „Abrechnung über den Wirtschaftsplan“.

Wie müssen die Beschlüsse hierüber aussehen?

Wohl ist es weiterhin zulässig, wie bislang über die Gesamt- und Einzelabrechnungen zu beschließen, aber im Hinblick auf die gewollte Beschränkung des Beschlussgegenstands macht es Sinn, den Beschlusstext neu zu formulieren, beispielsweise wie folgt: „Die Gemeinschaft der Eigentümer beschließt über die Anpassung der Vorschüsse beziehungsweise Nachforderungen, die sich aus der Abrechnung des Wirtschaftsjahres … ergeben.“

Wie muss die Jahresabrechnung in Zukunft aussehen?

Der Gesetzgeber hat den Inhalt nicht genau definiert, so dass hierüber auch einige Unklarheiten bestehen bleiben. Was war bisher Gegenstand der Abrechnung? Zum einen sollte diese der Rechnungslegung durch den Verwalter dienen und die Informationsbedürfnisse der Eigentümer befriedigen. Das geschah vor allem in der Gesamtabrechnung durch Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, flankiert durch die Darstellung der Kontostände und Kontenentwicklung, des Vermögensstatus (Instandhaltungsrücklage), gegebenenfalls noch steuerlicher Zusatzangaben (beispielsweise haushaltsnahe Dienstleistungen, Umsatzsteuerdarstellung und so weiter).

Daneben diente die Abrechnung der Kostenverteilung dieser Gesamtkosten auf die einzelnen Eigentümer im Rahmen der Einzelabrechnungen und (wie heute ausschließlich) der Beschussfassung über Rückerstattungen oder Nachforderungen.

Durch die Änderung des Inhalts der Beschlussfassung soll nunmehr nur die Gesamtabrechnung in Form einer Einnahmen-/Ausgabenrechnung und die darauf beruhenden Einzelabrechnungen zur Anpassung des Wirtschaftsplans Gegenstand der Jahresabrechnung sein. Das vorbereitende Zahlenwerk, Kontostände oder ein Vermögensstatus sind hierzu nicht mehr notwendig. Diese sind nun Gegenstand des getrennt zu betrachtenden Vermögensberichts.

Da diese Daten für den Eigentümer aber notwendig sind, um die Plausibilität der Abrechnung prüfen zu können, ist dem umsichtigen Verwalter zu raten, eine Jahresabrechnung in der bisherigen ausführlichen Form vorzulegen, um der bislang unsicheren Rechtslage zu begegnen.

Welche Ansprüche der WEG und der Eigentümer entstehen nach Beschlussfassung?

Durch die Beschlussfassung entsteht unmittelbar der Zahlungsanspruch der WEG gegenüber denjenigen Eigentümern, deren Vorauszahlungen die Nachzahlungsansprüche unterschreiten. Umgekehrt besteht auch der Anspruch auf Rückerstattung zu hoher Vorschüsse des einzelnen Eigentümer gegenüber der WEG.

Was ändert sich am Wirtschaftsplan?

Der Verwalter bleibt in der Pflicht zur Erstellung eines Gesamt- und Einzelwirtschaftsplans, dessen inhaltliche Vorgaben keiner Änderung unterliegen, insbesondere verbleibt es beim Prognosespielraum der WEG.

Die Formulierung des § 28 Abs. 1 stellt jetzt allerdings klar, dass auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und zu sonstigen Rücklagen im Gesamtwirtschaftsplan dargestellt werden muss, um dann im Einzelwirtschaftsplan auf die Eigentümer verteilt werden zu können.

Was ist neuer Beschlussinhalt?

Beschlossen wird nur die Vorschusspflicht, nicht das Rechenwerk selbst. Beschlussmuster: „Die Gemeinschaft beschließt die sich aus den Einzelwirtschaftsplänen ergebenden Vorschusspflichten der Eigentümer.“ Zulässig erscheint es jetzt auch, eine „Vorschussliste“ zu erstellen und dann lediglich über diese zu beschließen. Die Pläne müssen aber zur Nachvollziehbarkeit bei der Beschlussfassung vorliegen. Weiterhin möglich ist der Fortgeltungsbeschluss zu jedem Wirtschaftsplan, nach welchem dieser bis zur Beschlussfassung über den Folgeplan gültig bleiben soll.

Ist der Verwalter verpflichtet, einen Vermögensbericht zu erstellen?

Ja. Sinn und Zweck des Vermögensberichtes ist nach der Vorstellung des Gesetzgebers, den Wohnungseigentümern ein „möglichst genaues Bild“ über die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft zu vermitteln. Er hat eine Auskunfts- und Rechnungslegungsfunktion. Der Vermögensbericht soll den Stand der Rücklagen (nicht nur der Erhaltungsrücklage) und eine wesentliche Aufstellung des Gemeinschaftsvermögens enthalten.

Der Stand der Rücklagen soll nur den Ist-Stand des tatsächlich vorhandenen Vermögens aufzeigen. Die Darstellung noch offener Forderungen wie Rückstände einzelner Eigentümer ist nicht erforderlich. Ausreichend ist die Gesamtangabe des Vermögenstandes, eine Aufteilung auf Anteile der einzelnen Eigentümer soll nicht mehr notwendig sein. Hierzu gehört auch die Darstellung der Kontenstände, welche nicht mehr Gegenstand der Jahresabrechnung sind.

Die sonstigen wesentlichen Vermögensgegenstände der WEG müssen offenstehende Forderungen der Gemeinschaft gegen säumige Wohnungseigentümer wie auch gegen Dritte enthalten, zugleich müssen alle Verbindlichkeiten der Gemeinschaft (zum Beispiel Darlehen) und die sonstigen Vermögensgegenstände (beispielsweise vorhandene Brennstoffvorräte) dargestellt werden. Aufzunehmen bei den Forderungen und Verbindlichkeiten sind die zum 31. Dezember bestehenden und fälligen Forderungen und Verbindlichkeiten (Stichtag). Ob auch künftig entstehende Forderungen und Verbindlichkeiten mit aufgenommen werden müssen ist noch ungeklärt.

Gibt es bestimmte Formen und Fristen einzuhalten?

Das Gesetz verlangt, dass der Vermögensbericht nach Ablauf eines Kalenderjahres zu erstellen ist. Die herrschende Auffassung sieht hier durchaus großzügige Fristen, die es dem Verwalter zum Beispiel ermöglichen sollen, den Vermögensbericht im Zusammenhang mit der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung vorzulegen. Über die Form der Zur-Verfügung-Stellung ist gesetzlich nichts geregelt. Dies kann per Brief oder auch per E-Mail oder im Rahmen einer für die Eigentümer zugänglichen Cloud-Lösung geschehen.

 

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