MIETVERWALTUNG + WEG-VERWALTUNG: SELBSTAUSKUNFT DATENSCHUTZKONFORM UMSETZEN

Autor/in: Florian Padberg

Quelle:AIZ 3/2022

Die „freiwillige“ Selbstauskunft datenschutzkonform umsetzen

Eines kann man über eine Mieter-Selbstauskunft mit Sicherheit sagen: Sie ist nicht freiwillig, denn natürlich hat es für mich als Interessent Folgen, wenn ich sie nicht oder nur unvollständig vorlege — ich erhalte die Wohnung nicht. Da es sich also faktisch um eine Pflicht-Angabe handelt, sollte sie zumindest so datenschutzkonform wie möglich ausgestaltet sein. Das ist machbar — auch wenn es ein wenig aufwändiger ist als die liebgewonnene „360-GradDatensammel-Maschine“ früherer Tage.

Die Immobilienbranche ist schon länger bei den Aufsichtsbehörden im Fokus. Anlass sind zahlreiche Beschwerden von Mietinteressenten im Zusammenhang mit Selbstauskünften. Nun ist es zumindest in Bayern soweit: Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht versendet Einladungen an zufällig ausgewählte Verantwortliche, in welchen Auskunft zu der aktuell genutzten Selbstauskunft gefordert wird. Mehrere Fragen zielen darauf ab, ob die Datenschutz-Prinzipien Erforderlichkeit, Datenminimierung und Zweckbindung eingehalten werden.

Es wird dabei schnell klar: Die Behörde sieht die Vermietung als PhasenProzess, in jeder Phase sollen nur die dort notwendigen Daten erhoben werden.

1. Phase

Eine Muster-Selbstauskunft sieht für die erste Phase, die bis zum Besichtigungstermin läuft, nur wenige Daten als erforderlich an: Name, Anschrift, (wenige) weitere Kontaktkanäle — also die für eine Terminvereinbarung notwendigen Daten. Zusätzlich dürfen Daten abgefragt werden, die neutral als nicht beeinflussbares K.O.-Kriterium gewertet werden können: Passt ein etwaiger Wohnberechtigungsschein überhaupt zum Mietobjekt? Ist beabsichtigt, Haustiere mit in die Wohnung zu bringen, die gegebenenfalls nicht geeignet sind wegen der Größe? Das war es auch schon, mehr sollte eine Selbstauskunft in dieser Phase nicht enthalten.

2. Phase

Diese „vorvertragliche Phase“ zielt auf die echten Interessenten mit Anmietungswunsch ab, erlaubt aber in vielen Bereichen nur abgespeckte Fragen: Lediglich die Anzahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder, jedoch keine weiteren Informationen zu diesen, der ausgeübte Beruf und der aktuelle Arbeitgeber. Sie sieht dabei aber (noch) keine Gehaltsinformationen vor, sondern nur zum für Miete verfügbaren Einkommen, sowie Angaben zu etwaigen laufenden Insolvenzen oder Räumungstiteln. Auch hier gilt also: Absolute Basisrisiken sollen transparent gemacht werden, ein „Profil“ des Interessenten soll nicht entstehen. Die Informationen sollen als die Basis für die Entscheidung des Vermieters dienen.

3. Phase

Die letzte Phase ist dann der Zeitraum nach der Entscheidung bis zur Vertragsunterzeichnung, in der dann schließlich die klassischen Absicherungsfragen nach Gehalt und Bonität erfolgen können.

Die derartige „ideale“ Selbstauskunft aus Datenschutz-Sicht ist vermutlich in der Praxis schwer umsetzbar, die grundsätzlich sinnvolle Stoßrichtung wird aber klar: Nicht die Masse an Informationen soll die Basis für die Entscheidung sein, sondern gezielt ausgewählte Fakten, die die Balance zwischen akzeptabler Risikoabsicherung des Vermieters undSchutz vor zu viel Preisgabe an persönlichen Daten des Interessenten halten sollen. Das Profiling soll ein Ende haben. Mit der Zeit wird sich hier sicher ein praxisnäherer Kompromiss herausbilden, der auch die organisatorische Umsetzbarkeit berücksichtigt.

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