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Der Autor
Andreas Müller ist Experte für Zeitmanagement und die Gestaltung stressfreier Arbeitsplätze. Durch die Analyse von über 100 Immobilienverwaltungen verhilft er Verwaltungen mit maßgeschneiderten Tipps zur stressfreieren Arbeit.
Im April beginnt die heiße Phase der Immobilienverwaltung
Jede Eigentümergemeinschaft braucht seine Versammlung – der Marathon startet jetzt in die heiße Phase. Während die ersten Versammlungen bei vielen bereits über die Bühne gebracht wurden, gibt es speziell in diesem Jahr aber auch noch Nachzügler: Die pandemiebedingten Verschiebungen konnten nicht von allen Verwaltungen aufgefangen werden, weshalb teilweise jetzt noch Versammlungen aus 2023 (oder sogar 2022) abgehalten werden.
Die Versammlungs-Monate sind bei vielen Immobilienverwaltungen die stressigste Zeit. Abends finden reihenweise Versammlungen statt, die häufig in die späten Abendstunden ragen und morgens sollen Sie nicht nur fit und fröhlich wieder den Telefonservice bedienen, sondern auch bereits das Protokoll versendet haben – vollständig und rechtssicher versteht sich!
Die Erwartungshaltung der Eigentümerinnen und Eigentümer gegenüber der Immobilienverwaltung ist in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Gleichzeitig stiegen die gesetzlichen Anforderungen oder notwendigen Regelungen wie gerade aktuell die Themen der TV-Kosten. Dass dies auch eine Preiserhöhung rechtfertigt, erachten Eigentümerinnen und Eigentümer nicht immer als logische und gerechtfertigte Konsequenz. Dabei könnte der Beruf der Immobilienverwaltung nicht nur schön, sondern auch stressfrei sein.
Das sogar ohne die „kleinen Einheiten“ rigoros zu kündigen in der Hoffnung, dadurch mehr Ertrag zu generieren und durch weniger Aufwand endlich das Licht am Ende des Stress-Tunnels zu erblicken. Doch der Wandel hin zu einer stressfreieren Immobilienverwaltung bringt erstmal zusätzlichen Aufwand, den viele nicht (mehr) bereit sind zu gehen. Wer die zusätzliche Belastung jedoch auf sich nimmt, kann sich in ein bis zwei Jahren deutlich sorgloser zurücklehnen – es gibt sogar Immobilienverwaltungen, die sich fünf Wochen Urlaub im Jahr ermöglichen können!
Handlungsempfehlung zur stressfreien Immobilienverwaltung
Wer als Verwalterin oder Verwalter nicht proaktiv handelt und das Ruder in die Hand nimmt, wird früher oder später gesundheitliche Schäden davontragen oder die Lust an der Verwaltung verlieren. Eine stressige Verwaltung lässt sich, wenn überhaupt, auch nur schwer verkaufen – die vielfach geplante Finanzspritze nach jahrelang harter Arbeit bleibt aus.
Prüfen Sie jetzt sorgsam, schonungslos und ehrlich den Status Ihrer Verwaltung und nehmen Sie aktiv die Zügel in die Hand.
Handlungsempfehlung zur stressfreien Immobilienverwaltung
Nachfolgend einige Empfehlungen des Unternehmensberaters Andreas Müller von der Zeitmagnet Unternehmensberatung. Bitte versuchen Sie nicht alles auf einmal umzusetzen oder die Dinge nur teilweise anzugehen. Suchen Sie sich das Thema aus, dass Ihnen jetzt am sinnvollsten erscheint und kümmern Sie sich einen Monat lang ausschließlich darum, diesen Punkt umzusetzen. Nächsten Monat können Sie diese Seite wieder aufrufen und sich den nächsten Punkt aussuchen – sofern Sie sich mit einem passenden Kalendereintrag daran erinnern.
Das Aufgabenmanagement braucht System
- Wo landen die Aufgaben? Sind sie verteilt in der Verwaltungs-Software, im Mail-Eingang und auf dem Tisch? Dann haben Sie hier Potential!
- Sämtliche Aufgaben sollen an einem Ort zusammenkommen und strukturiert werden. Am besten eignet sich dafür (in der Regel) die Verwaltungs-Software.
- Nehmen Sie sich 3-4 Stunden Zeit (ohne Telefon, ohne Gespräche, nur Sie und der PC) um alles zu ordnen.
- Mails die mehr als 2 Minuten benötigen, um erledigt zu werden gehören als Aufgabe in die Verwaltungs-Software
- Mails, die Sie nicht benötigen nicht nur löschen, sondern wenn möglich auch abmelden (z.B. LinkedIn-Updates, branchenfremde Newsletter, etc.)
- Mails mit Aufgaben, die delegiert werden, sofern systembedingt möglich, in die Verwaltungs-Software eingeben und zuweisen.
- Den digitalen Posteingang leeren – nun sollte nichts mehr in ihrem Posteingang sein, was nicht erledigt oder im System erfasst ist. Leeren Sie ihren Posteingang und ziehen sie alle Mails in Ihr digitales Archiv oder erstellen Sie einen passenden Unterordner in ihrem Mailprogramm. So haben Sie weiterhin schnellen Zugriff auf die Korrespondenz, aber keinen unübersichtlichen und ablenkenden Posteingang mehr.
Aufbau eines Expertenstatus
- Gibt Ihnen der Eigentümer stets vor, was als nächstes zu tun ist und belagert Sie mit zusätzlichen Aufgaben? Dann ist der Expertenstatus leider noch nicht angekommen. Gegenüber einem Anwalt beispielsweise trauen sich die wenigsten, Vorgaben über die Arbeitsweise zu machen, in der Immobilienverwaltung leider schon.
- Der Expertenstatus baut sich nicht von heute auf morgen auf, aber Sie können heute damit beginnen, indem Sie die wichtigsten Themen künftig per Infobrief (digital) versenden. Es nur auf die Plattform zu stellen, reicht leider nicht aus.
- Sie kennen die Branche, Sie kennen die Kundschaft. Steht etwas in der Zeitung oder kommt etwas in den Nachrichten, was „das Häusle“ betrifft, haben Sie am nächsten Tag unweigerlich Mails und Telefonate zu diesem Thema. Greifen Sie dem vor und informieren Sie mit kurzen digitalen Info-Briefen.
- Gleichzeitig können Sie die Texte dann auch online als Blog auf die Homepage packen – auch das sorgt für Relevanz und Expertenstatus und zeigt, dass Sie aktuell sind.
- Langfristig müssen Sie den Instandhaltungsplan der Immobilien führen und füttern. Denn so werden Sie wichtiger Teil und Initiator zur Wertsteigerung einer Immobilie. Sprechen Sie frühzeitig mit den Beiräten über die Themen, Möglichkeiten und Notwendigkeiten.
- Veranstalten Sie Info-Abende zusammen mit Expert*innen aus Ihrem Netzwerk zu den aktuellen und angesagten Themen. Nutzen Sie die Infos dann direkt wieder für den nächsten Info-Brief und Blogbeitrag.
- Nur wenn Sie den Expertenstatus haben, können die Eigentümer sich unbesorgt zurücklehnen und müssen Ihnen nicht auf der Nase rumtanzen – zumindest die meisten.
Verrechnung – Größe – Klarheit
- Welches sind die tatsächlichen Grundleistungen und bei welchen Aufgaben handelt es sich um Sonderleistungen? Sie müssen nicht von heute auf morgen alle Verträge umstellen, aber bei stark gestiegenen Anforderungen müssen auch die Vergütungsstrukturen nachgezogen werden. Welche Leistungen fallen bei Ihnen zeitlich besonders ins Gewicht und sollten künftig separat vergütet werden?
- Prüfen Sie, was dafür notwendig ist, um diese Leistungen dann auch separat vergüten zu können. Haben Sie es vielleicht schon in einigen oder allen Verträgen integriert? Oder braucht es hier erst eine Anpassung? Und wie können Sie gewährleisten, dass die Sonderleistungen auch einfach verrechnet werden und nicht noch mehr Aufwand in Erfassung und Abrechnung produzieren?
- Viele Beratungsansätze laufen darauf hinaus, die „kleinen Einheiten“ loszuwerden und nur noch die großen anzunehmen und zu behalten. Das führt unnötigerweise zu einem Konkurrenzkampf um die „lukrativen großen“ und so vielfach zu Preisnachlässen.
- Kleinere Einheiten lassen sich meist viel besser führen, vor allem erlangen Sie als Verwaltung hier viel schneller und einfacher den „Expertenstatus“. Gleichzeitig sind in der Zwischenzeit kleinere Einheiten meist froh darum, überhaupt eine Verwaltung zu finden und lassen sich gerne auf besondere Vereinbarungen ein. Beispielsweise, dass Eigentümerversammlungen am frühen Nachmittag und nicht abends stattfinden.
- Definieren Sie IHREN Weg und IHRE Prinzipien – beziehungsweise die der gesamten Verwaltung. Kommunizieren Sie diese auch klar von Beginn einer Zusammenarbeit an. „Bei uns läuft es so – wenn das für Sie in Ordnung ist, kümmern wir uns gerne um die Zukunft Ihrer Immobilie!“. Doch dafür muss Ihnen erstmal klar werden, wie Sie denn überhaupt verwalten sollen.
Herausforderungen
Gemeinschaftsgeschäfte können auch bestimmte Herausforderungen und potenzielle Konflikte mit sich bringen, insbesondere wenn die Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind. Daher ist es entscheidend, klare schriftliche Vereinbarungen zu treffen und die Zusammenarbeit sorgfältig zu planen, um die Vorteile optimal nutzen zu können.
