Bundesministerium der Finanzen konkretisiert Verpflichtungen zur Erteilung und zum Empfang der sog. E-Rechnung ab 1. Januar 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurden die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Rechnungen geändert (§ 14 Umsatzsteuergesetz). Diese Änderungen gelten für Umsätze ab dem 1. Januar 2025. Ein wichtiger Punkt ist, dass Unternehmen in Deutschland sich bei Geschäften untereinander (B2B-Umsätze) in Zukunft elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) schicken sollen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem bestimmten elektronischen Format erstellt wird. Das BMF nennt beispielsweise dasFormat XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Die Neuregelung wird schrittweise bis zum 1. Januar 2028 eingeführt.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen aber alle Unternehmen in der Lage sein, solche E-Rechnungen zu empfangen. Die Neuregelung dient auch dazu, dass bestimmte Rechnungsangaben in Zukunft direkt und elektronisch an die Finanzverwaltung gemeldet werden. In einem langen Schreiben hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erklärt, welche Anforderungen es für E-Rechnungen gibt und viele Praxisfragen beantwortet. Unternehmen sollten sich mit dem Schreiben befassen und sicherstellen, dass entsprechende E-Rechnungen empfangen werden können. Das kann nach dem BMF-Schreiben per E-Mail oder elektronischer Schnittstelle erfolgen.
Die Neuregelung und Fristen im Überblick:
- Papierrechnungen für B2B-Umsätze sind noch bis Ende 2025 erlaubt.
- Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
- Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (außer XRechnung, ZUGFeRD oder ähnliche erlaubte Formate) sind bis Ende 2025 zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro verlängern sich diese Übergangsregelungen bis Ende 2026.
- Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen in einem anderen elektronischen Format gestellt werden, solange sie elektronisch übermittelt werden (z.B. über EDI-Verfahren) und der Empfänger zustimmt.
- Ab 2027 sind Papierrechnungen nicht mehr zulässig.
- Ab 2028 müssen alle Vorschriften zu E-Rechnungen verpflichtend eingehalten werden.
Was ist jetzt zu tun?
- Unternehmen, die Leistungen an Sie erbringen, sollten Sie fragen, ob sie Ihnen die Rechnungen in Zukunft in elektronischer Form übersenden wollen. In diesem Fall sollten Sie zusätzlich fragen, welches Dateiformat das Unternehmen verwenden will.
- Da Sie den Empfang elektronischer Rechnungen in Zukunft nicht mehr verweigern können, sollten Sie prüfen, ob ihre Software in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu lesen und zu verarbeiten.
- Für den Empfang elektronischer Rechnungen sollten Sie ein gesondertes E-Mail-Postfach einrichten und dieses den Geschäftspartnern mitteilen.
Übergangsregelungen
- Grundsätzlich kann für Umsätze, die zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, weiterhin mit einer „sonstigen Rechnung“ abgerechnet werden, selbst wenn eigentlich verpflichtend eine E-Rechnung erstellt werden müsste (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dies gilt aber nur, wenn die Rechnung dann auch bis zum 31.12.2026 übermittelt wird. Wenn mit einer anderen elektronischen Rechnung abgerechnet wird, ist die Zustimmung des Leistungsempfängers (wie bisher) notwendig; keine Zustimmung ist bei Abrechnung auf Papier notwendig.
- Für kleinere Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (hier 2026) nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, wird diese Ausnahmeregelung für Umsätze, die in der Zeit zwischen dem 1.1.2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, bis zum 31.12.2027 verlängert (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG).
Ansprechpartner
Bundesverband
Rechtsberater Referat Steuern
Bundesverband
Geschäftsführer, Syndikusrechtsanwalt
