E-Rechnungspflicht seit 2025: Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen und zu empfangen. Für die Ausstellung von Rechnungen gibt es Übergangsregelungen, doch spätestens ab 2028 müssen alle Rechnungen im EU-konformen Format erstellt werden. Für Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen, sodass jeder Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 bereit sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Wer ist betroffen?
- Alle Unternehmer (B2B-Bereich).
- Vermieter gelten als Unternehmer und sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringen (z. B. Vermietung von Gewerberäumen mit Umsatzsteuer).
- Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind und darauf nicht verzichten, dürfen weiterhin Papier-Rechnungen ausstellen.
- Die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmer ohne Übergangsfrist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist gem. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format vorliegen.
Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen
Für die Ausstellung von Rechnungen gibt es gestaffelte Fristen:
| Jahr | Papier & PDF erlaubt? | Anderes Format als nach § 14 Abs. 1 Satz 6 | E-Rechnung (EN 16931) verpflichtend? |
| 2025 | Ja | Ja, mit Zustimmung des Empfängers | Nein |
| 2026 | Ja, | Ja, mit Zustimmung des Empfängers | Nein |
| 2027
wenn Umsatz in 2026 ≤ 800.000 € |
Ja |
Ja, mit Zustimmung des Empfängers | Nein |
| 2027 wenn Umsatz in 2026 > 800.000 € |
nein | Mit Zustimmung des Empfängers EDI | Nein |
| 2028 | Nein | Nein | Ja |
- Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin in Papierform versendet werden oder als PDF/JPG, sofern der Empfänger zustimmt.
- Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 Euro im Jahr 2026 dürfen bis Ende 2027 weiterhin Rechnungen in Papierform ausstellen, als PDF/JPG nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen ab 2027 E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format ausstellen. Bei Zustimmung des Empfängers können sie die Rechnung im Format EDI ausstellen.
- Ab 2028 müssen alle Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen bereits empfangen und verarbeiten kann.
- Klären Sie mit Dienstleistern und Lieferanten, in welchem Format sie Ihnen künftig Rechnungen senden möchten.
- Richten Sie ein gesondertes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ein, um eine zentrale Verwaltung zu ermöglichen.
- Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware, ob diese E-Rechnungen verarbeiten kann, und passen Sie sie gegebenenfalls an.
Besonderheiten für Kleinunternehmer und Sonderregelungen
- Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer berechnen, sind weiterhin von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € (Stand 2026) dürfen noch bis Ende 2027 Rechnungen in Papierform und bei Zustimmung des Empfängers als PDF/JPG ausstellen.
- Lag der Umsatz im Jahre 2026 über 800.000 Euro, sind im Jahre 2027 noch EDI-Rechnungen (elektronischer Datenaustausch) zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Relevante gesetzliche Regelungen und Quellen
- 14 Abs. 1 UStG: Definition und Anforderungen an E-Rechnungen
- 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Detaillierte Anforderungen und Anwendungshinweise zur E-Rechnung
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist in vollem Gange. Unternehmen, die sich noch nicht vorbereitet haben, sollten jetzt handeln, um gesetzeskonform Rechnungen empfangen und ausstellen zu können. Die Übergangsfristen sind begrenzt – eine frühzeitige Umstellung erleichtert den Prozess erheblich.
Ansprechpartner
Bundesverband
Rechtsberater Referat Steuern
