In der IVD-Verwalter-Hotline beantworten Experten Fragen aus dem Verwalteralltag. Hier stellen wir eine häufig gestellte Frage und die dazugehörige Antwort vor.
Muss die GdWE einen Beschluss fassen, um Unterlagen, wie beispielsweise Rechnungen, mit Ende der Aufbewahrungsfrist vernichten zu können?
Ja. Vorsorglich sollte die GdWE einen Beschluss fassen, jedenfalls dann, wenn Unterlagen systematisch vernichtet werden sollen. Die Verwaltungsunterlagen stehen im Zusammenhang mit dem Einsichtsrecht der Eigentümer. Die Vernichtung ist irreversibel. Deshalb sollte der Verwalter eine solche Entscheidung nicht allein treffen, auch wenn die steuerlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Praktisch setzt man dies am besten über einen einmaligen Grundsatzbeschluss (Archivierungs- und Vernichtungskonzept) um. Darin wird festgelegt, welche Unterlagen dauerhaft bleiben, welche nach sechs, acht oder zehn Jahren vernichtet werden dürfen und welche beispielsweise bei laufenden Streitigkeiten oder Ansprüchen gesperrt beziehungsweise weiter aufzubewahren sind.
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Syndikusrechtsanwältin, Fachreferentin Immobilienverwaltung
