Begrifflich ist zwischen Auslagenersatz und Aufwandsentschädigung zu unterscheiden.
Ersetzt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) den Mitgliedern des Beirats einzelne, konkret nachgewiesene Aufwendungen, ist dies steuerfrei. Zwar erfolgt nach den §§ 662, 670 BGB der Auftrag grundsätzlich unentgeltlich, jedoch steht dem Beauftragten – in diesem Fall dem WEG-Beirat – ein Anspruch auf Ersatz der zur Auftragserfüllung getätigten Aufwendungen zu.
Erhalten die Mitglieder des Beirats eine pauschale Aufwandsentschädigung, unterliegt diese der Einkommensteuer. Es handelt sich um Entgelt für eine selbstständige Tätigkeit, sodass kein Lohnsteuerabzug vorzunehmen ist. Eine Anmeldung als Minijob ist nicht möglich.
Die Beiratsmitglieder müssen selbst für die Versteuerung sorgen und die Aufwandsentschädigung in ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Die Aufwandsentschädigung ist in vollem Umfang einkommensteuerpflichtig. Die Steuerbefreiungen des § 3 EStG für nebenberufliche Tätigkeiten (§ 3 Nr. 26, 26a EStG) greifen nicht ein, da diese nur für Tätigkeiten in einem gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich gelten.
Umsatzsteuer
Die Aufwandsentschädigung unterliegt zwar grundsätzlich der Umsatzsteuer. Bei den meisten Beiratsmitgliedern wird sich die Frage nach der Umsatzsteuerpflicht aber schon deshalb nicht stellen, weil die Entschädigung die Kleinunternehmer-Grenze des § 19 UStG nicht überschreitet. Die Umsatzsteuerpflicht ist deshalb nur dann zu prüfen, wenn das Beiratsmitglied in seinem Hauptberuf eine selbstständige umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit ausübt und die Aufwandsentschädigung zusammen mit den Umsätzen aus dieser Tätigkeit die Grenze des § 19 UStG überschreitet.
Aber auch in diesem Fall ist die Aufwandsentschädigung gemäß § 4 Nr. 26 UStG von der Umsatzsteuer befreit, wenn es sich um eine ehrenamtliche Tätigkeit handelt und das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnisse besteht. Diese Voraussetzungen sind bei der Aufwandsentschädigung für Beiratsmitglieder erfüllt.
Einzelheiten können dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) zu § 4 Nr. 26 UStG entnommen werden.
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