WEG-Verwalter-Wiki

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Eigentumswohnanlage ist Aufgabe aller Wohnungseigentümer. Eine ordnungsgemäße Verwaltung ist allerdings ohne einen fachkundigen Dienstleister – der Immobilienverwaltung – im Regelfall nur schwer möglich. Da eine Immobilienverwaltung fremdes Vermögen und Eigentum verwaltet, ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis von elementarer Bedeutung. Eine Immobilienverwaltung muss zuverlässig und unparteiisch sein und über geordnete Vermögensverhältnisse sowie spezielle Kenntnisse der Verwaltungstechnik, der wirtschaftlichen Geschäftsführung und einschlägiger privatrechtlicher Vorschriften verfügen.

Grundlage der objektbezogenen Verwaltung gemäß WEG sind die Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, diese sind die individuelle Grundlage der Immobilienverwaltung.

Wer eine Eigentumswohnung erwirbt, hat das Recht, an Eigentümerversammlungen teilzunehmen. Sie ist das zentrale Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft und entscheidet über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Beschlüsse). 

Die Eigentümerversammlungen müssen als Präsenzversammlungen durchgeführt werden, nach Beschlussfassung können die Eigentümerversammlungen auch als Hybridversammlungen (mit online-Teilnahme) durchgeführt werden. Die nachfolgend durch die Immobilienverwaltung zu erbringenden Dienstleistungen betreffen sowohl die jährlichen ordentlichen als auch die außerordentlichen Eigentümerversammlungen: 

Für Angestellte bei Eigentümergemeinschaften und Miethäusern gelten die gleichen Regeln, wie für andere Angestellte. Es gibt grundsätzlich keinen Unterschied zwischen Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftige, d. h. die Regelungen für Mindestlohn, Urlaubanspruch, Krankheitsregelungen und Arbeitsschutz sind auf alle Beschäftigte anzuwenden.

Die technische Bestandsaufnahme bei Verwaltungsbeginn ist die Basis für eine fundierte Betreuung. Nur somit kann eine nachhaltige, ordnungsgemäße Verwaltung mit den folgenden Zielen erreicht werden:

Die Aufnahme von technischen Bauteilen in ihrer Bauart und mit ihren Fristen für Prüfungen, Wartungen und Gewährleistung sind die Grundlage dafür. Dazu gehören unter anderem:

Durch die Bestandsaufnahme entsteht ein erster Überblick über den Zustand der Liegenschaft. Nach Auswertung der Bestandsaufnahme erfolgt in Absprache mit den Eigentümern die Festlegung geeigneter Maßnahmen. Untersuchungen durch Sonderfachleute können in Abstimmung mit der Eigentümergemeinschaft oder dem Investor folgen. Dazu können gehören:

Bei der Bestandsaufnahme von Immobilien von Wohnungseigentümergemeinschaften ist auf eine Trennung zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum zu achten.

Die Lebenszyklusphasen einer Immobilie gehen von der Planung – Errichtung – Bewirtschaftung bis zur Stilllegung. Diese Phasen durchlebt auch jedes Bauteil innerhalb der Immobilie. Im Rahmen der nachhaltigen Bewirtschaftung sollte eine gesamtheitlich geplante Instandhaltung, Instandsetzung, Modernisierung und Sanierung unter wirtschaftlichen und ökologischen Gesichtspunkten erfolgen, ebenso sollten technische und soziale Entwicklungen berücksichtigt werden.

In der laufenden Bewirtschaftung erfolgen Leistungen im Bereich des Unterhalts von Immobilien. Als Schwerpunkt ist die Leistung des Hausmeisters, der Unterhaltsreinigung und der Pflege von Außenanlagen zu sehen. Der Leistungsumfang richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten und der Nutzungsart der Immobilie. Näheres ist in den Unterweisungen und Praxishilfen der VBG geregelt.

Eine hohe Kundenzufriedenheit ist Aufgabe und Ziel jeder Immobilienverwaltung. Die Ansprüche und Anforderungen der Kunden sind sehr unterschiedlich und teilweise abhängig von der Immobilienart und Kundengruppe.

Die fortschreitende Digitalisierung stellt hohe Anforderungen und bietet gleichzeitig viele Möglichkeiten für Immobilienverwaltungen, die Kommunikation mit den Kunden weiter zu optimieren. Neben den sozialen Netzwerken entwickeln sich zunehmend digitale Plattformen von Immobilienverwaltungen zur gleichzeitigen Information aller Eigentümer und Mieter über aktuelle Belangeeinerseits und auch zur Bereitstellung von Vertrags- und Objektunterlagen andererseits.

Der persönliche Kontakt zu den Kunden ist für Immobilienverwaltungen unerlässlich und durch nichts zu ersetzen. Kundenveranstaltungen (z. B. Beiratsseminare) bieten die Möglichkeit für den formellen wie informellen Austausch zur Intensivierung des partnerschaftlichen Verhältnisses.

Die Kundenansprüche an eine Erreichbarkeit sowie schnelle Reaktion wachsen insbesondere durch die zunehmende digitale Kommunikation. Für Immobilienverwaltungen und deren Personal eine äußerst anspruchsvolle Aufgabe, auch vor dem Hintergrund der Zusammenarbeit mit den Dienstleistern und Handwerksunternehmen. Angemessene und klar kommunizierte kundenfreundliche persönliche und telefonische Sprechzeiten fördern das wechselseitige Verständnis.

Alle Tätigkeiten von Immobilienverwaltungen basieren auf rechtlichen Grundlagen. Die Kenntnisse der Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Satzungen usw. und der entsprechenden Rechtsprechung erfordern eine ständige Aus- und Fortbildung sowie Lektüre der Fachliteratur. Aufgabe und gleichzeitig Ziel ist eine aktuell rechtskonforme Verwaltertätigkeit.

Für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung von Immobilien und zur Erfüllung von eigenen
Zahlungsverpflichtungen ist der pünktliche und vollständige Zahlungseingang von Mietern und Wohnungseigentümern sowie weiteren Vertragspartnern unerlässlich. Bei Zahlungsverzug und einem ergebnislosen Forderungsmanagement sind mittels anwaltlicher Hilfe die säumigen Zahlungen ggf. gerichtlich geltend zu machen.

Immobilienverwaltungen sind Unternehmen, die im Interesse der Kunden und im Interesse der Mitarbeiterschaft dauerhaft erfolgreich wirtschaften müssen. Dabei sind Kundenansprüche und die Mitarbeiteransprüche in Einklang zu bringen.

Zur Förderung des immobilienwirtschaftlichen Nachwuchses bieten Ausbildungsplätze das künftige Personalpotenzial und eine sorgfältige Einarbeitung mit dem Ziel einer langfristigen Kundenbeziehung.

Wohnimmobilienverwaltungen unterliegen einer gesetzlichen Weiterbildungsverpflichtung. Neue Gesetze und Änderungen der Rechtsprechung erfordern von den Immobilienverwaltungen die Bereitschaft über die gesetzlichen Anforderungen hinaus zur weitergehenden freiwilligen Weiterbildung.

Immobilienverwaltung müssen erfolgreich wirtschaften, wesentliche Grundlage ist das Verwalterentgelt, das leistungsgerecht zu kalkulieren und zu vereinbaren ist.

Für das Leistungsspektrum der Immobilienverwaltung ist ein risikogerechter Versicherungsschutz im Interesse der Kunden sicherzustellen.

Für die Kunden und auch die Mitarbeiterschaft sind klare (Vertretungs-)Regelungen für die betrieblichen Leistungen mittels Aufbau- und Ablauforganisation von zentraler Bedeutung für das Tagesgeschäft. Die offene Kommunikation über die Unternehmensentwicklung ist perspektivisch relevant für die Verwalterauswahl im Sinne einer langfristigen Zusammenarbeit wie z. B. Mitarbeiterstruktur, Vertretungsbefugnisse und Unternehmensentwicklung (Verkauf/Liquidation).

Der Kundenservice muss im Einklang mit den betrieblichen Möglichkeiten in personeller und zeitlicher Hinsicht organisiert werden. Dazu können Immobilienverwaltungen auch Leistungen externer Dienstleister einbinden. Dazu gehören u. a. Notdienst, Objektbegehungen und Kundenkontakte.

Für die kundenorientierte Immobilienverwaltung sind die zunehmende Digitalisierung, der Einsatz von leistungsfähiger Hardware und Verwaltungs-Software sowie mobiler Technik Bestandteil agiler Arbeitsorganisation.

Die Digitalisierung von Prozessen erleichtert die tägliche Arbeit und erhöht die Arbeitsproduktivität. Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert den analogen Archivierungsumfang und schafft räumliche Gestaltungsmöglichkeiten und reduziert die betrieblichen Kosten.

Zusätzlich können Immobilienverwaltungen in Abhängigkeit der betrieblichen Organisation und dem Interesse der Mitarbeiterschaft Homeoffice unter Beachtung der Sicherstellung des Kundenservice ermöglichen. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind abhängig von den arbeitsrechtlichen Bestimmungen, den häuslichen Gegebenheiten, der Internetverfügbarkeit und insbesondere den Datenschutzbestimmungen.

Eine ordnungsgemäße Immobilienbewirtschaftung setzt eine regelmäßige Objektbesichtigung voraus. Dies erfordert eine entsprechende Mobilität der Mitarbeiterschaft, die durch die Bereitstellung von Firmenfahrzeugen optimiert werden kann. Die Firmenfahrzeuge können dazu auch als Werbeträger positiv in der Außendarstellung genutzt werden.

Das (Dienst-)Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen ist gesetzlich nicht geregelt; eine Ausnahme bildet das Wohnungseigentum, dort sind Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters formuliert. Die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen sind abhängig von

1. den Anforderungen der Auftraggeber,
2. dem Leistungsspektrum der Immobilienverwaltung sowie
3. von der zu verwaltenden Immobilie selbst.

Somit besteht ein Verhandlungsspielraum, den Auftraggeber und die Immobilienverwaltung bedarfs- und immobilienbezogen nutzen können. Das Leistungsspektrum für die Immobilienverwaltung wird des Weiteren von unterschiedlichen
Einflussfaktoren geprägt wie z. B.:

Die Aufgaben und Ziele von Immobilienverwaltungen zur ordnungsgemäßen Immobilienverwaltung sind individuell und damit spezifisch anzuwenden auf jede einzelne zu verwaltende Immobilie.

Immobilienverwaltungen haben unterschiedliche Rechtsgrundlagen in Abhängigkeit von der jeweiligen Immobilienart zu beachten und anzuwenden.

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Wohnungsimmobilien wird wesentlich geprägt durch das umfangreiche soziale Mietrecht und die Mietrechtsprechung. Mieter sind Verbraucher und damit aus Sicht des Gesetzgebers schützenswerte Personen, im Gegensatz dazu werden Vermieter als Unternehmer angesehen.

Die Mieterstruktur von Wohnimmobilien stellt sich sehr heterogen dar, z. B.:

mit sehr unterschiedlichen Einkommenssituationen von Transferleistungsbeziehende über Geringverdienende bis Besserverdienende. Diese unterschiedlichen Mieterstrukturen haben individuelle (Dienstleistungs-)Anforderungen an den Eigentümer, vertreten durch die Immobilienverwaltung, die es zu organisieren gilt, Beispiele dafür sind:

Unter Sozialimmobilien wird die vollständige Bandbreite von Wohnimmobilien mit Förderzweckbindungen sowie dem Gesundheits- und Betreuungswesen zusammengefasst. Die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Sozialimmobilien unterliegt den jeweiligen besonderen Regelungen der Förderrichtlinien und nutzungsabhängigen Sondergesetzen.

Die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen sind je nach Sozialimmobilien sehr individuell, z. B.:

Das objektspezifische Leistungsspektrum bei Sonderimmobilien ist somit individuell durchzuführen von den objektspezifischen Besonderheiten der jeweiligen Sonderimmobilie.

Bei der Verwaltung von Gewerbeimmobilien herrscht der rechtliche Grundsatz der Vertragsfreiheit. Der Dienstleistungsbedarf richtet sich auch nach den unterschiedlichen Nutzergruppen wie beispielsweise

Immobilienverwaltungen können für den Auftraggeber mit dem Nutzer je nach Bedarf und Objektspezifika individuelle mietvertragliche Vereinbarungen über die Dienstleistungen treffen, wie beispielsweise:

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Wohnungseigentum ist eingebettet in den rechtlichen Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes. Das spezifische Leistungsspektrum der Verwaltung von Wohnungseigentum ist abhängig von der Eigentümerstruktur, da hier zu differenzieren ist in:

Für Selbstnutzer steht regelmäßig der Werterhalt des Wohneigentums im Vordergrund. Als spezifische Dienstleistung ist hier der laufende Unterhalt und die Kommunikation, persönlich sowie vor Ort, besonders wichtig.

Kapitalanleger als Vermieter fokussieren regelmäßig die Rendite. Hier bietet sich für Immobilienverwaltungen vorrangig die zusätzliche Sondereigentumsverwaltung mit allen Facetten zur Wahrnehmung der Rechte und Pflichten des Kapitalanlegers als Vermieter an.

Die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen als Verwalter von Wohneigentum sind individuell an das spezifische Wohneigentum und die Eigentümerstruktur auszurichten.