Banken sind künftig verpflichtet, vor der Freigabe einer SEPA-Überweisung den Namen des Zahlungsempfängers mit der IBAN abzugleichen. Diese (Zahlungs)Empfängerüberprüfung („Verification of Payee“, VoP) wird durch eine neue EU-Verordnung ab dem 9. Oktober 2025 eingeführt. Das Verfahren zur Prüfung des Empfängers dient dazu, den Schutz vor Betrugsfällen zu erhöhen und das Risiko im Euro-Zahlungsverkehrsraum zu reduzieren.
Betroffene Personengruppen
Die Einführung der neuen EU-Verordnung betrifft sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen. Wer SEPA-Überweisungen tätigt, muss sich auf die Umsetzung der Empfängerüberprüfung einstellen – unabhängig davon, welches Übermittlungsverfahren oder welche Software verwendet wird. VoP ist auch für Zahlungsempfänger relevant: Schuldner müssen künftig den vollständigen Namen des Kontoinhabers kennen und korrekt angeben, damit Zahlungen ordnungsgemäß verarbeitet werden.
Ablauf der Empfängerüberprüfung (VoP) in der Praxis
Nach dem Einreichen einer Zahlung prüft die Bank innerhalb weniger Sekunden den Namen des Zahlungsempfängers anhand der IBAN. Auf Basis des Ergebnisses dieser Prüfung kann die zahlende Person entscheiden, ob die Zahlung freigegeben oder storniert werden soll.
Vorgehen für die Empfängerüberprüfung
Um Zahlungsabläufe reibungslos zu gestalten, ist es erforderlich, bei SEPA-Überweisungen stets den exakten Kontoinhabernamen zu verwenden. Überprüfen Sie im Vorfeld, ob die hinterlegten Namen in Ihren Stammdaten den tatsächlichen Kontoinhabern entsprechen.
- Sie sind der Zahlungspflichtige
Lieferanten-Stammdaten prüfen und pflegen: Die Namen in Ihren Zahlungsdaten müssen exakt mit den offiziellen Kontoinhabernamen übereinstimmen.
- Sie sind der Zahlungsempfänger
Eigener Unternehmensname auf Rechnungen: Idealerweise entspricht der Kontoinhabername auf Ihren Konten Ihrem offiziellen Unternehmensnamen. Dies gilt für alle Bankverbindungen, auch wenn Sie mehrere Banken nutzen.
Empfehlungen zur Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen
- Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die korrekten Empfängerdaten, um Unsicherheiten zu vermeiden und das Risiko von Missverständnissen sowie Verzögerungen zu minimieren.
- Ergänzen Sie Ihre Rechnungsvorlage mit einem Hinweis auf den exakten Empfängernamen, der bei Überweisungen anzugeben ist.
- Falls Ihr offizieller Firmenname von der gängigen Firmenbezeichnung abweicht, hinterlegen Sie einen passenden „Handelsnamen“ (Alias) bei Ihrer Bank, um die Zuordnung zu erleichtern.
Empfängerüberprüfung durch die Bank
Nach dem Einreichen einer Zahlung übernimmt die Bank die Empfängerüberprüfung (VoP). Das Ergebnis wird meist in Form eines Ampelsystems dargestellt werden:
- Übereinstimmung (Match): grüne Ampel
- Mit Abweichungen (Close-Match): gelbe Ampel
- Keine Übereinstimmung (No-Match): rote Ampel
Auf Grundlage dieses Ergebnisses kann der Zahlende entscheiden, ob die Zahlung autorisiert oder storniert werden soll. Wie streng Banken bei Abweichungen oder fehlender Übereinstimmung vorgehen, ist von den jeweiligen Vorgaben der Bank abhängig.
Als Auftraggeber einer Zahlung haben Sie bei Sammelüberweisungen und Sammel-Echtzeitüberweisungen die Möglichkeit, eine Empfängerüberprüfung auszuwählen (Opt-In) oder darauf zu verzichten (Opt-Out). Bei Einzelüberweisungen wird die Empfängerüberprüfung immer durchgeführt.
Auswirkungen der Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen auf die Haftungsfrage
Das Ergebnis der Zahlungsempfängerüberprüfung (VoP) hat direkte Auswirkungen auf die Haftung im Falle von Falschüberweisungen. Grundsätzlich trägt die Bank die Verantwortung, wenn eine Überweisung trotz positiver Überprüfung (Match) fehlgeleitet wird.
- Match (grüne Ampel): Die Bank haftet für Falschüberweisungen, sofern Empfängername und IBAN übereinstimmen.
- No-Match (rote Ampel): Liegt keine Übereinstimmung vor, haftet der Zahlende für mögliche Fehlüberweisungen.
- Close-Match (gelbe Ampel): Bei Abweichungen zwischen Empfängername und IBAN trägt ebenfalls der Zahlende die Haftung.
- Opt-Out bei Sammelüberweisungen: Verzichtet der Zahlende auf die VoP-Prüfung, übernimmt er in jedem Fall die Haftung.
Konsequenzen der Empfängerüberprüfung für die Immobilienverwaltung
Beachten Sie, dass die Verantwortung für die Empfängerüberprüfung in erster Linie beim Zahlenden liegt. Auch bei einem „No-Match“ (rote Ampel) besteht weiterhin die Möglichkeit, eine Zahlung zu autorisieren. Besonders Wohnungseigentümer und Mieter könnten in solchen Fällen dazu tendieren, die Überweisung von Hausgeld oder Miete zu stornieren, was zu Rückfragen in der Verwaltung führen kann. Insbesondere da auch Daueraufträge der Empfängerüberprüfung unterliegen, wenn sie neu eingerichtet oder geändert werden. Bei bestehenden Daueraufträgen erfolgt die Überprüfung bei der nächsten Ausführung, sofern der Zahlungsempfänger unverändert bleibt.
Es kann vorkommen, dass die Angaben nicht übereinstimmen. Der Mieter kennt beispielsweise den Zahlungsempfänger unter dem im Mietvertrag genannten Namen, wie etwa „Eheleute Müller“. Das entsprechende Bankkonto wird jedoch möglicherweise auf einen abweichenden Namen geführt, zum Beispiel „Petra Müller“.
| Situation | Inhalt | Zahlungsempfänger regelmäßig |
| Verwaltung Wohnungseigentum | Hausgelder | GdWE |
| Verwaltung von Sondereigentum | Mieten | Eigentümer |
| Verwaltung von Mehrfamilienhäusern im fremden Namen und auf fremde Rechnung | Mieten | Eigentümer |
| Verwaltung von Eigenbestand | Mieten | Eigentümer (Objektgesellschaften beachten) |
Ein praktischer Tipp: Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig und bereiten Sie sich auf mögliche Fragen vor. Es ist wichtig, dass der Name des Zahlungsempfängers exakt bekannt ist, da insbesondere bei Objektgesellschaften leicht Missverständnisse entstehen können.
Ansprechpartner
Bundesverband
Referent für Immobilienverwaltung
